Standar  Kompetensi  Kerja Nasional (SKKNI) bidang Manajemen SDM  mewajibkan profesional SDM mampu mengembangkan sistem informasi pekerja. Sistem informasi ini lebih dikenal  dengan sebutan  Human Resources Information Sistem  (HRIS).

HRIS adalah solusi perangkat lunak  untuk mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan memproses informasi karyawan suatu organisasi. Pada dasarnya, profesional SDM menggunakan HRIS untuk bekerja lebih efisien dan membuat keputusan berbasis data. Memang saat ini hampir mustahil sebuah perusahaan menegah dan besar mengelola pekerjanya secara manual. Cara-cara manual, bukan hanya boros waktu juga rawan kesalahan dan manipulasi.

Umumnya HRIS berisi program-program dasar yang dibutuhkan untuk mengelola SDM secara menyeluruh. Sistem ini membantu perusahaan  mengotomatiskan proses-proses inti SDM, seperti: 

•  Manajemen data karyawan.
• Administrasi tunjangan
• Pemrosesan penggajian
• Manajemen waktu dan kehadiran
• Pelaporan dan analitik
• Layanan mandiri karyawan 

Di masa lalu, perangkat lunak HRIS bersifat on-premise, artinya perangkat lunak tersebut berjalan pada infrastruktur teknis milik perusahaan itu sendiri. Kini, perangkat lunak tersebut hampir selalu berbasis cloud, sehingga lebih mudah diakses dan diperbarui di manapun, kapanpun. 

HRIS, HRMS, Dan HCM

Selain HRIS, Anda mungkin mendengar istilah HRMS (Human Resources Management System), dan HCM (Human Capital Management). Sederhananya, HRIS menawarkan otomatisasi alur kerja dan data dasar. Sementara itu, HRMS  menawarkan semua fungsi HRIS ditambah fitur seperti :

• Manajememen perekrutan & pelacakan pelamar 
• Orientasi pekerja
• Manajemen kinerja
• Keterlibatan karyawan 

Sedangkan HCM menawarkan semua fungsi HRIS dan HRMS, serta fitur-fitur tambahan. Sistem ini menawarkan rangkaian lengkap aplikasi SDM untuk meningkatkan pengalaman karyawan dan berfokus pada strategi dan perencanaan. Oleh karena itu, biasanya fiturnya  meliputi: 

• Pembelajaran dan pengembangan 
• Manajemen kompensasi 
• Perencanaan suksesi 
• Data dan tolok ukur industri   

Fungsi Dalam HRIS

Perlu diingat bahwa setiap provider perangkat lunak ini menyediakan fitur dan fungsi HRIS  berbeda-beda. Berikut adalah fungsi atau fitur yang paling umum. 

Manajemen data karyawan

Manajemen data karyawan mengacu pada pengumpulan, pengorganisasian, dan penyimpanan data karyawan. Fitur ini selalu ada pada setiap HRIS,  dan bisa dibilang merupakan fungsi dasar yang terpenting dalam HRIS. Data karyawan dapat mencakup jumlah, pendidikan, lama bekerja, data keluarga dan sebagainya.

Manajemen data pekerja memungkinkan perusahaan mengurangi dokumen, menjaga informasi tetap terkini, serta meningkatkan kemudahan pencarian dan aksesibilitas informasi. Sebuah penelitian mengungkapkan Profesional SDM dapat menghemat waktu administrasi hingga 2 jam per dokumen dengan menggunakan HRIS.

Administrasi Tunjangan

Fitur lain dari HRIS adalah manajemen tunjangan. Tunjangan karyawan merupakan aspek penting dari kompensasi dan juga dikelola dalam sistem ini. HRIS menyederhanakan manajemen tunjangan dengan mengotomatiskan proses pendaftaran dan melacak kelayakan karyawan. Sistem ini berfungsi sebagai platform terpusat untuk mengelola berbagai rencana tunjangan dan memungkinkan karyawan mengakses  hak mereka.

Pemrosesan penggajian

Fitur penggajian mengotomatiskan proses pembayaran gaji karyawan. Data ini digabubung dengan data golongan  dan besaran gaji pokok dan tunjangan tetap. Pada akhir bulan sistem mengeksekusi pembayaran gaji melalui bank mitra.  Apabila ada pekerja yang gajinya naik karena promosi, misalnya, sistem ini secara otomatis akan memperbaruinya. Tentu saja apabila ada kenaikan gaji tahunan atau penyesuaian UMR, sistem ini secara otomatis dapat meng-update. 

Manajemen waktu dan kehadiran

Modul ini mengumpulkan data waktu dan kehadiran karyawan. Fungsi ini terutama relevan bagi pekerja shift yang melakukan absensi masuk dan keluar. Di waktu lampau, dan sekarang beberapa masih menjalankannya, karyawan masih menggunakan kartu kehadiran manual. Data ini kemudian dicatat dan direkap dalam komputer. Cara-cara semacam ini sering menimbulkan kesalahan.

Dalam lingkungan kerja yang lebih digital saat ini, para pekerja masuk kerja menggunakan sidik jari  yang disinkronkan dengan HRIS perusahaan. Metode ini dapat merekam secara tepat waktu kedatangan dan kepulangan pekerja.

Pelaporan dan analitik 

Fitur ini memungkinkan pembuatan laporan SDM otomatis tentang berbagai topik seperti pergantian pekerja, ketidakhadiran, kinerja, dan banyak lagi. Analisis melibatkan analisis wawasan ini sangat bermanfaat untuk pengambilan keputusan seperti pendisiplinan, kebijakan jam masuk-pulang kerja, kerja lembur, tunangan dan sebagainya. 

Layanan mandiri pekerja (employee self service)

Saat ini perusahaan semakin berfokus pada pekerja dan atasan langsung yang mengelola data mereka sendiri. Pekerja dapat, misalnya, mengajukan izin cuti sendiri. Setelah disetujui, permintaan ini kemudian langsung disimpan ke dalam sistem. Demikian juga apabila ada pekerja yang lembur, pekerja bisa langsung mengisi formulir di sistem. Setelah disetujui atasan, kemudian dimasukkan ke dalam sistem untuk diperhitungkan tunjangan lemburnya.

Manfaat HRIS

Menggunakan HRIS memiliki banyak manfaat bagi organisasi, departemen SDM, dan pekerja. Bekerja dengan perangkat lunak semacam ini biasanya menguntungkan ketika perusahaan memiliki pekerja lebih dari 50 orang. Mengelola informasi dasar pekerja di Excel menjadi rumit dan memakan waktu. Penggunaan HRIS sangat bermanfaat bagi organisasi besar, yang biasanya menggunakan sistem HRIS yang lebih canggih untuk mendukung berbagai fungsi SDM. Bisnis kecil akan lebih cocok menggunakan HRIS yang lebih mendasar.

Mari kita lihat beberapa manfaat utama bekerja dengan HRIS:

• Pencatatan yang lebih baik : HRIS adalah sistem pencatatan yang melacak perubahan apa pun yang terkait dengan pekerja. Dengan demikian, HRIS dapat dilihat sebagai satu-satunya sumber kebenaran terkait data personalia.
• Kepatuhan : Beberapa data pekerja dikumpulkan dan disimpan untuk alasan kepatuhan. Misalnya, materi untuk identifikasi pekerja jika terjadi pencurian, penipuan, atau perilaku buruk lainnya, sertifikasi wajib, atau pencatatan iuran BBJS. Perusahaan dapat menyimpan semua informasi ini di HRIS.
• Efisiensi: Menyimpan semua informasi ini di satu tempat akan meningkatkan akurasi dan menghemat waktu. Beberapa perusahaan masih menyimpan banyak data tentang pekerja dalam bentuk dokumen fisik. Menemukan folder yang benar dan menemukan lembar yang tepat dapat menyita banyak waktu staf.
• Strategi SDM : HRIS memungkinkan pelacakan data yang diperlukan untuk memajukan strategi SDM dan bisnis
• Layanan SDM Mandiri : Manfaat lain dari sistem informasi SDM adalah kemampuannya untuk menawarkan layanan SDM mandiri kepada pekerja dan manajer. Hal ini memungkinkan pekerja menjadi lebih mandiri dan mengelola (sebagian besar) urusan mereka sendiri, seperti memperbarui informasi atau mengajukan cuti.
• Pengalaman pekerja yang lebih baik: Bila dilakukan dengan tepat, peluang layanan mandiri dan akses mudah ke informasi SDM yang ditawarkan HRIS dapat memberi dampak positif pada pengalaman digital pekerja Anda dan, dengannya, pada EX Anda secara keseluruhan. 

Implementasi HRIS dalam 6 langkah

Implementasi HRIS adalah proses kompleks yang tidak hanya melibatkan banyak penelitian dan banyak pemangku kepentingan tetapi juga memerlukan sejumlah besar manajemen perubahan. Ada 6 langkah yang perlu kita ikuti dalam mengimplementasikan HRIS.

1. Pencarian

Cari tahu apa saja yang dibutuhkan oleh pemangku kepentingan Anda dari HRIS. Berdasarkan persyaratan ini Anda dapat memilih  calon provider. Anda kemudian dapat meminta proposal dari penyedia layanan ini.  

2. Rencanakan dan selaraskan

Pada tahap ini, Anda memilih mitra implementasi dan membentuk panitia pengarah dan tim implementasi. Panitia pengarah biasanya terdiri dari delegasi senior dari penyedia HRIS pilihan Anda, direktur SDM dari organisasi Anda, manajer proyek internal, dan sebaiknya pengguna senior dari bisnis Anda. Tanggung jawab utama tim implementasi adalah mengerjakan tugas sehari-hari yang timbul dari implementasi.

3. Definisi dan desain

Pada tahap ini, Anda perlu menentukan kelompok pengguna dan memetakan proses serta alur kerja Anda. Tetapkan persyaratan fungsional dan teknis untuk infrastruktur dan keamanan HRIS Anda.

Perlu diperhatikan juga bahwa Anda mungkin perlu membangun integrasi antara HRIS dan sistem lain yang sudah ada selama fase ini. Inilah mengapa penting untuk memiliki HRIS dengan kemampuan integrasi untuk mengakomodasi sistem yang sudah ada dan yang akan datang.  

4. Konfigurasi dan uji

Pada tahap ini, Anda perlu membentuk tim penguji inti untuk menguji Sistem Informasi SDM baru Anda dan memberikan umpan balik untuk perbaikan yang mungkin terjadi. Setelah ini, Anda juga harus membuat uji penerimaan pengguna, di mana Anda dapat melibatkan sejumlah pengguna untuk memberikan umpan balik akhir.

5. Melatih dan berkomunikasi

Sebelum go-live, Anda perlu menyiapkan pelatihan untuk staf teknis, rencana komunikasi, halaman Tanya Jawab Umum, dan dokumen pendukung lainnya. 

6. Menyebarkan dan mempertahankan

Setelah semua proses dukungan berjalan, Anda dapat meluncurkan HRIS secara resmi. Ingatlah untuk terus mengumpulkan umpan balik dan memperbarui materi pelatihan Anda sesuai dengan sistem yang terus berkembang. Komunikasi yang terus menerus dan akurat adalah kuncinya di sini. 

Sebagai catatan akhir, apabila perusahaan Anda memiliki lebih dari 50 pekerja, sudah saatnya mengadopsi HRIS. Menggunakan car acara manual dalam mengelola administrasi pekerja, bukan hanya tidak efisien dan kurang akurat, tetapi juga rawan terhadap pelanggaran dan kecurangan oleh pekerja.