Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) Bidang Manajemen Sumber Daya Manusia No. M.70SDM01.048.2 mewajibkan profesional SDM untuk kompeten dalam mengelola pelaksanaan pendisiplinan pekerja. Tindakan pendisiplinan merupakan alat penting untuk memperkuat perilaku yang diinginkan dan mengeliminasi perbuatan yang tidak diharapkan. Pendisiplinan merupakan bagian integral dalam membangun lingkungan kerja yang aman dan produktif.

Apa itu pendisiplinan?

Perusahaan mengharapkan setiap pekerja mencapai tingkat kinerja tertentu, mematuhi kebijakan, prosedur, dan peraturan perusahaan. Pendisiplinan merupakan tindakan koreksi terhadap pekerja yang gagal memenuhi harapan tersebut. Tindakan pendisiplinan bertujuan untuk memperbaiki perilaku karyawan sekaligus mendokumentasikan permasalahan jika muncul kembali di kemudian hari. Misi pendisiplinan bukanlah menghukum, tetapi memperbaiki.

Dalam pendisiplinan pekerja, peran profesional SDM pada setiap organisasi berbeda-beda. Di beberapa perusahaan, profesional SDM hanya mengelola pendisiplinan yang serius saja. Sementara di organisasi lain, mereka terlibat pada semua urusan ini.  Meskipun demikian, pada semua organisasi mereka bertugas untuk merumuskan dan memformalkan kebijakan, ketentuan dan prosedur pendisiplinan. Kebijakan-kebijakan ini dituangkan dalam peraturan perusahaan. Beberapa aspek yang dipentingkan, secara khusus dicantumkan dalam perjanjian kerja atau perjanjian kerja bersama (PKB). 

Perilaku yang perlu didisiplinkan

Setiap perusahaan memiliki normanya sendiri mengenai perilaku yang diharapkan dan yang tidak diinginkan di tempat kerja. Namun secara umum, perilaku yang tidak diharapkan di semua perusahaan mencakup berikut ini. 

Pelanggaran

Kita dapat memilahnya menjadi dua jenis pelanggarab, yaitu pelanggaran umum dan pelanggaran berat. Pelanggaran umum adalah perilaku negatif dampaknya tidak fatal bagi perusahaan maupun orang lain. Pelanggaran berat adalah pelanggaran yang berdampak fatal bagi perusahaan maupun orang lain. Contoh pelanggaran umum adalah terlambat masuk kerja. Sedangkan contoh pelanggaran berat adalah merokok di area kerja yang mudah terbakar. Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 menggunakan istilah pelanggaran yang bersifat mendesak untuk menyebut pelanggaran berat, yang  tindakan pendisiplinannya diatur dalam pasal 51. 

Pelecehan seksual

Pelecehan seksual di tempat kerja didefinisikan sebagai perilaku seksual yang tidak diinginkan yang menyebabkan seseorang merasa sedih, takut, tersinggung, atau terhina.  Pemerintah telah menerbitkan ketentuan mengenai Pedoman Dan Penanganan Tindak Kekerasan Seksual Di Tempat Kerja melalui Keputusan Menteri Ketenagakerjaan No. 88 Tahun 2023. Sesuai dengan surat keputusan tersebut, perusahaan wajib menyusun dan menginformasikan mengenai kebijakan serta memastikan tidak terjadi tindak kekerasan seksual  (termasuk pelecehan seksual) di tempat kerja.   

Diskriminasi

Diskriminasi di tempat kerja terjadi ketika pekerja diperlakukan secara berbeda atau kurang menyenangkan karena faktor gender, ras, seksualitas, agama, suku atau karakteristik lainnya. Diskriminasi dapat dilakukan oleh pekerja, atasan, atau manajemen. Kebijakan  formal non-diskriminasi membantu melawan diskriminasi di tempat kerja. 

Kemangkiran

Mangkir terjadi ketika pekerja tidak masuk kerja pada hari dan jam kerja. Tidak masuk kerja karena sakit atau keadaan darurat sangatlah wajar, namun tidak masuk kerja secara tiba-tiba dan tanpa pemberitahuan  merupakan perilaku yang merugikan. Semua perusahaan memiliki aturan mengenai kehadiran dan kemangkiran. Jadi mangkir termasuk bentuk pelanggaran yang harus dikoreksi. 

Perundungan

Perundungan (bullying) merupakan perilaku agresif atau merendahkan yang dilakukan secara berulang-ulang terhadap orang lain yang memiliki kesenjangan kekuasaan besar. Perundungan di tempat kerja dapat dilakukan oleh atasan kepada bawahan atau antar sesama pekerja, dalam bentuk perilaku fisik, verbal, sosial, atau emosional. Perundung bertujuan menyakiti, merendahkan, atau mengintimidasi korban. Contoh perundungan di antaranya adalah kritik keras di depan pekerja lain, pengawasan kerja secara ekstrim, penghinaan, atau kekerasan fisik untuk merendahkan. 

Keterlambatan

Terlambat masuk kerja merupakan perilaku wajar jika dilakukan sesekali. Bagaimanapun, sebelum dan selama perjalanan menuju tempat kerja pekerja terkadang menemukan kendala tidak terduga. Tetapi bila keterlambatan tersebut berlangsung terus-menerus, maka sudah termasuk perilaku pelanggaran. Keterlambatan kronis akan merusak moral tim dan mengganggu proses kerja. Perusahaan harus mengoreksi perilaku pekerja yang ‘mengidap’ keterlambatan kronis.

Bentuk Pendisiplinan

Perusahaan biasanya menerapkan pendisiplinan progresif. Artinya, langkah-langkah perbaikan dimulai dari tingkat yang paling ringan, menuju ke tingkat yang lebih  ‘keras’.  Ujung tindak pendisiplinan paling keras adalah PHK. Berikut ini adalah beberapa contoh tindakan pendisiplinan yang biasa diimplementasikan di perusahaan. 

Peringatan lisan

Peringatan lisan dilaksanakan oleh atasan kepada bawahannya untuk memperbaiki kinerja atau perilaku negatif  yang dampaknya tidak begitu besar dan baru pertama kali dilakukan. Dalam peringatan lisan ini, atasan menjelaskan perilaku buruk yang dilakukan pekerja dan dampaknya bagi orang lain, perusahaan, maupun dirinya sendiri. Atasan perlu menyampaikan konsekuensi yang diterima  jika pekerja mengulang perbuatannya. 

Peringatan tertulis

Peringatan tertulis merupakan dokumen untuk mengingatkan pekerja mengenai kesalahan yang dilakukannya di tempat kerja. Dokumen ini menjelaskan pelanggaran yang dilakukan , dampaknya bagi perusahaan, dan konsekuensi jika perilaku tersebut tidak diperbaiki. 

Peringatan tertulis biasanya diterbitkan oleh bagian SDM. Peraturan Pemerintah No 35 tahun 2021 mengatur surat peringatan tertulis diberikan dalam tiga tahap, dengan jangka waktu masing-masing 6 bulan. Apabila setelah 6 bulan sejak dikeluarkannya surat peringatan ketiga pekerja tidak memperbaiki perilakunya, pekerja tersebut dapat di-PHK. 

Rencana perbaikan

Beberapa perusahaan membantu pekerjanya untuk memperbaiki kinerja atau perilaku negatif dengan memintanya membuat rencana perbaikan. Dengan bantuan atasannya, pekerja  menyusun rencana perbaikan perilaku. Tujuannya adalah untuk secara eksplisit menetapkan sasaran dan cara mencapai perilaku/kinerja yang diharapkan.  Dengan menyusun rencana yang pasti diharapkan pekerja dapat menghindari konsekuensi tindakan pendisiplinan berikutnya seperti mutasi, demosi, atau bahkan PHK. 

Hilangnya hak istimewa

Terkadang perilaku buruk pekerja terkait dengan fasilitas (tunjangan) khusus yang diterimanya. Misalnya pekerja mengendarai kendaraan dinas secara serampangan, membelanjakan uang entertaintment  terlalu banyak, menyewakan rumah dinas yang seharusnya ditempati oleh keluarga sendiri. Dalam kasus seperti itu, tindakan pendisiplinan dapat dilakukan dengan mencabut penggunaan hak istimewa tersebut. 

Mutasi

Mutasi yang dimaksudkan di sini adalah rotasi, yaitu memindahkan pekerja ke bagian lain atau wilayah lain tanpa mengubah pangkatnya (golongan). Mutasi bertujuan untuk memberi kesempatan memperbaiki kinerja/perilakunya. Kinerja yang buruk bisa disebabkan  karena pekerja tidak cocok dengan atasannya atau tidak sesuai dengan bidang pekerjaannya. Mutasi ke bidang pekerjaan atau wilayah lain yang diperkirakan sesuai dengan keahlian atau karakternya akan membantu pekerja memperbaiki perilakunya. 

Demosi

Demosi merupakan  pendisiplinan dalam bentuk penurunan pangkat. Penurunan pangkat dapat dilakukan dengan penugasan pada pekerjaan dengan tanggung jawab lebih rendah. Tentu saja dengan upah yang lebih rendah dari jabatan sebelumnya. Demosi dilakukan dengan pertimbangan pekerja yang bersangkutan belum mampu memegang jabatan yang saat ini diampunya dari aspek kinerja dan perilaku. Apabila di kemudian hari perilaku atau kinerjanya membaik bisa saja ditugaskan ulang pada jabatan yang lebih tinggi sesuai dengan ketentuan pengembangan karier perusahaan. 

Skorsing

Skorsing merupakan bentuk pendisiplinan dengan membebaskan pekerja dari pekerjaannya dan dilarang masuk kerja. Skorsing dilakukan untuk memudahkan perusahaan melakukan penyelidikan pelanggaran yang bersifat mendesak (pelanggaran berat). Skorsing dapat dicabut setelah proses investigasi pelanggaran selesai. 

Namun peraturan ketenagakerjaan di Indonesia menetapkan tindakan skorsing  dapat diambil sebagai bagian dari proses PHK. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 Pasal 155 ayat 2 dan 3 menetapkan ketentuan skorsing sebagai berikut: 

(2)  Selama putusan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial belum berkekuatan hukum tetap, baik pengusaha maupun pekerja/buruh harus tetap melaksanakan segala kewajibannya.[2]

(3)  Pengusaha dapat melakukan penyimpangan terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) berupa tindakan skorsing kepada pekerja/buruh yang sedang dalam proses pemutusan hubungan kerja dengan tetap wajib membayar upah beserta hak-hak lainnya yang biasa diterima pekerja/buruh.

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

PHK merupakan pilihan terakhir jika tindakan pendisiplinan sebelumnya tidak mencapai hasil yang diinginkan atau karyawan telah melakukan tindakan pelanggaran berat. Di Indonesia ketentuan mengenai PHK terkait dengan pelanggaran pekerja diatur dalam Peraturan Pemerintah No.35 tahun 2021 pasal 36. 

Peran Profesional SDM

Mendisiplinkan pekerja merupakan tugas profesional SDM yang paling menantang. Cara terbaik untuk menjalankan tugas ini adalah dengan menetapkan aturan yang jelas dan mendokumentasikan proses pendisiplinan sejak awal. Berikut beberapa tindakan yang harus dijalankan oleh profesional SDM.

1. Melakukan investigasi SDM

Melakukan investigasi SDM sangat penting terutama ketika menangani masalah serius seperti perundungan, pelecehan seksual, atau pelanggaran berat lainnya. Investigasi perlu dilakukan untuk memastikan pekerja benar-benar melakukan pelanggaran yang dituduhkan kepadanya dan perusahaan mengambil tindakan pendisiplinan yang tepat. Dengan melakukan investigasi yang benar perusahaan memperlakukan semua orang yang terlibat secara adil sekaligus menciptakan lingkungan kerja yang aman . 

2. Ciptakan kebijakan disiplin progresif yang jelas

Perusahaan perlu menetapkan tindakan yang akan diambil jika terjadi perilaku tertentu yang tidak diinginkan. Misalnya, pada pelanggaran berat perusahaan dapat langsung melakukan PHK. Sementara pada pelanggaran ringan atau  baru pertama dilakukan, perusahaan cukup mendisiplinkan dengan memberi teguran lisan.

Pada setiap bentuk tindakan pendisiplinan harus ditetapkan tujuannya. Perlu diingat bahwa pendisiplinan bukan  untuk menghukum, tetapi memperbaiki perilaku  pekerja. 

3. Komunikasikan kebijakan tindakan pendisiplinan

Pekerja harus mengetahui perilaku apa yang mengarah pada tindakan pendisiplinan di perusahaan, termasuk bentuk dan prosedurnya. Masukkan kebijakan pendisiplinan dalam peraturan perusahaan dan sebagian yang penting  cantumkan dalam perjanjian kerja atau perjanjian kerja bersama.

Informasikan kebijakan tersebut melalui program sosialisasi pekerja lama dan program onboarding  pada pekerja yang baru. Sebagai bagian sosialisasi, profesional SDM bisa meminta manajer/atau supervisor untuk mendiskusikannya dengan pekerja. 

4. Beri pelatihan para manajer

Para manajer harus diberi pelatihan mengenai tindakan pendisiplinan pekerja. Mereka perlu mendapat pemahaman mengenai pentingnya pendisiplinan, peran  dan wewenangnya serta cara mengimplementasikannya. Penting bagi para atasan untuk secara konsisten dan benar dalam menerapkan tindakan pendisiplinan bagi bawahannya.

5. Dokumentasikan tindakan pendisiplinan

Mendokumentasikan semuanya akan membantu Anda mengelola tindakan progresif terkait disiplin karyawan dan menciptakan proses yang dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Pastikan untuk menyimpan semuanya dalam berkas personalia yang aman.

6. Perbarui kebijakan pendisiplinan secara teratur

Tinjau kebijakan tindakan pendisiplinan secara berkala untuk memastikan kebijakan tersebut masih relevan. Apabila ada kebijakan baru terkait dengan tempat kerja, tambahkan kebijakan pendisiplinan yang sesuai.

Sebagai kesimpulan, melakukan pendisiplinan merupakan tugas yang tidak menyenangkan bagi pihak mana pun yang terlibat. Namun, memiliki tindakan kebijakan pendisiplinan yang jelas dan menerapkannya secara konsisten membantu menciptakan tempat kerja yang aman, produktif, teratur. Hubungan industrial yang harmonis bisa dibangun mulai dari sini.