Sebagai profesional SDM Anda harus kreatif dalam menyelenggarakan program pengembangan karyawan. Salah satu format pembelajaran dan pengembangan yang bisa dicoba dan sangat bermanfaat adalah micromentoring.

Micromentoring adalah bentuk inovatif dari mentoring di tempat kerja yang berdurasi pendek, dan fokus pada topik tertentu. Karena waktunya yang pendek, mentoring ini disebut juga mentoring jangka pendek, mentoring satu kali, mentoring singkat, atau mentoring berbasis sesi. Namun sebelum membahas micromentoring ada baiknya kita mengingat kembali pengertian mentoring.

Mentoring merupakan bentuk pembelajaran di mana orang yang lebih ahli atau lebih berpengalaman (disebut sebagai mentor) mentransfer ilmu dan pengalamannya kepada karyawan yang kurang berpengalaman (disebut sebagai mentee). Belajar langsung dari ahlinya, itulah mentoring. Tipik yang dipelajari dapat mencakup keterampilan teknis, manajerial, bisnis, dan perkembangan pribadi.

Pendekatan pembelajaran dan mentoring melibatkan kedekatan hubungan antara mentor dengan mentee. Di mana mentee secara terbuka menyampaikan kekurangan dirinya dan tujuan yang ingin dicapai dalam mentoring, sementara mentor secara jujur menyampaikan pengetahuan dan pengalamannya.

Karakteristik Micromentoring

Micro-mentoring memiliki dua karakteristik utama sebagai berikut:

·       Berjangka pendek. Micromentoring dilaksanakan dalam satu sampai tiga sesi. Keseluruhan sesi paling lama memakan waktu paling lama satu bulan.

·       Fokus pada sasaran spesifik. Micromentoring fokus pada pencapain sasaran jangka pendek, misalnya penguasaan mentee terhadap keterampilan memimpin rapat, menangani konflik, atau aspek teknis seperti mencegah kerusakan mesin.

Oleh karena itu, micro-mentoring tidak dimaksudkan untuk menggantikan mentoring tradisional atau program pengembangan karyawan lainnya. Micromentoring  bertujuan untuk melengkapi bentuk pembelajaran lain di perusahaan dan memberi kesempatan yang bagi karyawan untuk berkembang.

Manfaat dari micro-mentoring?

Format mentoring ini memberi manfaat bagi perusahaan maupun karyawan.

·       Bersifat informal dan mudah diakses. Micro-mentoring mudah diakses karena tidak memerlukan komitmen jangka panjang. Mentor dan mentee yang sibuk dapat memanfaatkan program ini. Misalnya cukup melalui satu atau dua pertemuan. Pada pertemuan tersebut mentor berbagi pengalaman kepada mentee. Setelah pertemuan mentee mencoba menerapkan pengetahuan yang didapatnya. Pada pertemuan berikutnya mentee menceriterakan praktiknya dan mendapatkan feedback dari mentor. Jika keduanya setuju hubungan mentor-mentee bisa diakhiri.

·       Reskill dan upskill. Mentoring jangka pendek dapat diatur untuk karyawan yang membutuhkan reskilling atau upskiling. Reskilling  adalah program pembaruan keterampilan karyawan untuk menyesuaikan dengan perkembangan teknologi atau kondisi tertentu. Upskilling merupakan program peningkatan keterampilan karyawan untuk memenuhi tuntutan perubahan pekerjaan. Dengan micro-mentoring, karyawan bisa belajar langsung dari ahlinya secara cepat. 

·       Transfer pengetahuan “paket kecil”. Micro-mentoring memungkinkan mentee terhubung dengan mentor dan menerima saran ahli atau mengembangkan keterampilan khusus yang dapat mereka praktikkan segera. Pengetahuan dan keterampilan dalam bentuk ‘paket kecil” juga memungkinkan mentee mengingat apa yang telah mereka pelajari karena konten yang cepat dan terfokus pada satu topik. 

·       Melengkapi program pembelajaran lainnya. Micro-mentoring dapat melengkapi program pembelajaran lainya seperti pendidikan, pelatihan, coaching,  dan mentoring  formal.  Pada program pendidikan formal, misalnya, peserta bisa mendapatkan mentoring satu atau dua sesi untuk pengetahuan yang akan diterapkan di tempat kerja. Pada program coaching kepemimpinan, misalnya, peserta bisa mendapatkan mentoring mengenai teknik berkomunikasi dari ahlinya sebagai mentor.

Menjalankan Program Micromentoring

Apabila Anda tertarik untuk menyelenggarakan micromentoring, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Pahami kebutuhan pembelajaran karyawan

Kenali kebutuhan pembelajaran karyawan. Identifikasi karyawan calon mentee yang akan ditargetkan program micromentoring. Kenali manfaat yang akan diterima oleh karyawan tersebut: pengetahuan dan keterampilan apa yang bisa diperoleh?

     Tetapkan tujuan dari setiap program. Tujuan ini menjadi ukuran seberapa efektif pogram micromentorring.

2. Pilih mentor

Sangat penting untuk hati-hati memilih karyawan yang akan menjadi mentor dalam program mentoring mikro. Paling tidak calon mentor harus menjadi panutan dan menunjukkan keterampilan kepemimpinan yang kuat. Identifikasi mereka yang menunjukkan kinerja yang menonjol, pengambil keputusan yang baik, pemecahan masalah, dan keterampilan komunikasi. Carilah karyawan yang juga akan mendapat manfaat dari menjadi mentor, misalnya, calon manajer dan pemimpin.

3. Selenggarakan pelatihan mentorship

Kebanyakan karyawan belum akrab dengan bentuk pembelajaran mentorship. Oleh karena itu, karyawan yang menjadi calon mentee  maupun mentor perlu mendapat pelatihan (paling tidak informasi) mengenai mentorship.  

Berikut adalah beberapa tips untuk mentor dan mentee dalam sesi micromentoring:

Tips untuk mentor

a.   Sebelum mentoring, kenali tujuan dan sasaran mentee mengikuti sesi micro-mentoring.

b.   Selama sesi mentoring, dorong mentee untuk berkomunikasi secara terbuka. Perhatikan isyarat non-verbal. Ajukan pertanyaan terbuka untuk mendapatkan detail dan informasi lebih lanjut. Gunakan pengalaman sendiri untuk berbagi pengetahuan dan keterampilan. Berikan umpan balik konstruktif yang spesifik dan rinci.  Akhiri mentoring dengan rencana aksi untuk mentee.

c.   Setelah sesi mentoring, tindak lanjuti kesepakatan yang dibuat dengan mentee. Ungkapkan apresiasi kepada mentee atas pelajaran yang Anda peroleh dari sesi mentoring.

 Tips untuk mentee

a.       Sebelum sesi micro mentoring, evaluasi tujuan Anda untuk mengikuti mentoring. Kirim email ke mentor dengan daftar topik untuk dibahas selama pertemuan. Tuliskan harapan secara jelas. Jadwalkan tempat dan waktu untuk sesi mentoring.

b.       Selama micro-mentoring, berpikiran terbuka dan bersedia mempelajari ide-ide baru. Sampaikan tujuan dan tantangan Anda. Jangan takut untuk bertanya. Mintalah rekomendasi sumber belajar tambahan dan pengembangan selanjutnya. Tutup sesi dengan rencana tindakan yang diusulkan untuk langkah selanjutnya.

c.       Setelah sesi, tindak lanjuti kesepakatan yang telah dibuat dengan mentor. Ucapkan terima kasih kepada mentor dan berikan umpan balik agar mentorship memberi manfaat optimal. 

4. Evaluasi program

Lakukan evaluasi program dengan mengukur pencapaian tujuan yang telah ditetapkan di awal. Jangan lupa minta masukan dari mentor, mentee, dan para manajer. Cari informasi apa yang perlu diperbaiki. Untuk mendapatkan informasi tersebut, profesional SDM dapat melakukan survei atau melakukan wawancara.

 5. Menginterasikan micro-mentoring dalam strategi pengembangan karyawan

Micromentoring hanyalah salah satu alat untuk pengembangan karyawan. Jadikan micromentoring sebagai bagian dari strategi pengembangan karyawan. Micro-mentoring jangan dijadikan program tempelan yang tidak berdampak signifikan terhadap kinerja perusahaan. 

Kesimpulan

Sebagai profesional SDM, Anda dapat menggunakan micro-mentoring sebagai bagian dari strategi pembelajaran dan pengembangan. Dengan memperkenalkan micro-mentoring, perusahaan memiliki banyak alternatif pengembangan dan karyawan memiliki lebih banyak akses dalam pembelajaran. Bahkan kalau di perusahaan Anda belum ada program mentoring (berjangka panjang), micro mentoring dapat dijadikan program untuk memulainya. Setelah budaya mentoring terbentuk, perusahaan bisa menjalankan program mentoring formal.