Sesuai dengan SKKNI (Standard Kompetensi Kerja Nasional Indonesia) bidang manajemen SDM, setiap profesional SDM harus kompeten dalam perumusan indikator kinerja individu. Metode yang paling populer dalam memformulasikan indikator kinerja adalah menggunakan Key Performance Indicators (KPI).

KPI adalah alat dalam manajemen kinerja berupa indikator yang fokus pada aspek-aspek kinerja perusahaan/unit/individu yang paling dominan, yang menjadi penentu keberhasilan perusahaan atau individu pada saat ini dan waktu yang akan datang. Mengapa kita memerlukan KPI?  KPI adalah petunjuk yang menggambarkan tingkat kinerja atau keberhasilan seseorang/tim/organisasi. Tanpa petunjuk ini, kita tidak bisa mengelola kinerja individu atau organisasi dengan baik. Bukankah kita mengenal ungkapan yang sangat populer dari Peter Drucker : “If we can’t measure, we can’t manage it”?

KPI Dalam Manajemen Kinerja

Sebagai ukuran, KPI berfungsi dalam seluruh siklus manajemen kinerja mulai dari perencanaan, monitoring, evaluasi hingga penilaian.

Pada tahap perencanaan kinerja, profesional SDM harus merumuskan dan menetapkan KPI sebagai alat ukur pencapaian kinerja yang direncanakan. Pada tahap monitoring dan evaluasi kinerja, KPI berfungsi sebagai patokan untuk menilai perkembangan pelaksanaan kinerja. Sedangkan pada tahap penilaian kinerja, KPI berperan sebagai pengukur pencapaian akhir kinerja.

Bagaimana Merumuskan KPI?

Sebagaimana tujuan perusahaan yang bertingkat mulai dari level strategis hingga operasional, KPI juga dibuat berjenjang mulai dari tingkat korporat, direktorat, divisi, tim hingga individu pelaksana. KPI organisasi menjadi tanggung jawab pimpinan organisasi. Dengan demikian, KPI korporat merupakan tanggung jawab CEO, KPI direktorat menjadi KPI direktur, KPI divisi menjadi tanggung jawab General Manager/ manajer, KPI tim menjadi KPI supervisor.

Tahap penyusunan KPI adalah sebagai berikut:

1.       Menetapkan Key Result Area

Tahap pertama untuk menyusun KPI adalah menetapkan bidang kerja yang akan diukur pencapaiannya.  Di sini tidak semua pekerjaan perlu diukur, hanya bidang yang paling berpengaruh pada pencapaian tujuan organisasi. Beberapa pekerjaan rutin dan administratif tidak perlu diukur.  

Bidang yang hasilnya berdampak signfikan terhadap pencapaian tujuan organisasi disebut sebagai KRA (Key Result Area). Dalam memilih bidang hasil utama ini berpatokan pada tujuan organisasi. Fungsi operasi, misalnya,  bisa mencakup pengadaan bahan, produksi, dan penjamiman mutu. Pada fungsi pemasaran bisa mencakup bidang promosi, penjualan, dan distribusi. Pada fungsi SDM bisa mencakup perekrutan, pengembangan, dan remunerasi.

Setelah dipilih bidang utama, selanjutnya tetapkan tujuan masing-masing bidang. Pada bidang produksi misalnya bertujuan untuk meningkatkan volume produk, meningkatkan mutu, atau menurunkan biaya. Pada bidang SDM misalnya, mempercepat proses rekrutmen, meningkatkan efektivitas pelatihan, atau terbangunnya sistem remunerasi berbasis kompetensi. Pada bidang pemasaran misalnya bertujuan untuk meningkatkan penjualan, meningkatkan laba, menurunkan biaya promosi, atau mempercepat proses distribusi.

2.      Menetapkan KPI

Setelah menetapkan tujuan pada masing-masing bidang KRA, langskah selanjutnya adalah menentukan alat ukur pencapaian kinerja dalam bentuk KPI. KPI yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

Terukur, artinya KPI harus memberikan data konkret atau angka yang dapat digunakan untuk menilai pencapaian hasil.

Selaras, artinya KPI terkait langsung dengan tujuan strategis atau operasional organisasi.

Relevan, artinya KPI harus relevan dengan area KRA.

Spesifik, KPI didefinisikan secara jelas dan spesifik untuk  menghindari keraguan atau penafsiran ganda.

Sederhana. KPI dirumuskan dengan istilah yang sederhana yang mudah dipahami oleh penggunanya.

Berikut adalah contoh KPI yang dikembangkan dari KRA:

3.     Menetapkan bobot KPI

Pembobotan  KPI  dilakukan  untuk  menekankan  KPI  yang  menjadi  prioritas  atau  perhatian  dalam pencapaiannya. Pembobotan masing-masing KPI dibuat minimum 5% dan maksimal 20%. Total bobot KPI seluruhnya 100%.  Dalam menentukan bobot KPI ikuti kriteria berikut ini:

4.     Menetapkan target

Selanjutnya tetapkan target dari masing-masing KRA dan KPI. Target yang baik harus memenuhi kriteria SMARTC, yaitu Spesific (Spesifik), Measureable (Terukur), Attainable (Bisa Dicapai), Relevance (Relevan), Time Bound (Ada Batas Waktu), serta Challenging (Menantang). 

5.     Pencapaian

Bagian pencapaian berisi informasi pencapaian sesungguhnya dari kinera yang ditargetkan. Bagian ini bisa diisi melalui penilaian pada saat monitoring,  peninjauan atau penilaian akhir kinerja. 

6.     Menetapkan skor

Skor kinerja inividu diperoleh dengan membandingkan antara target dengan pencapaian aktual kinerja. Rumus untuk menghitungnya adalah sebagai berikut

Sebagai contoh, pencapaian 90 dan targetnya adalah 100 maka skor yang diperoleh adalah 90%. 

90

----- X 100% = 90%

100

7.     Menetapkan nilai kinerja

Nilai kinerja diperoleh melalui pengalian bobot dengan skor. Sebagai contoh, skor 90% dan bobot untuk KPI tersebut adalah 10%, maka nilai KPI-nya adalah 9.  

             10

90  X  -------- =  9

             100

8.     Menetapkan nilai akhir kinerja

Nilai akhir kinera diperoleh dengan menjumlahkan seluruh nilai dari masing-masing butir KPI.

 Sebagai gambaran, berikut adalah contoh lembar KPI yang sudah diisi lengkap.

Perlu dicatat, bahwa penyusunan KPI menjadi tugas karyawan dengan atasannya. Profesional SDM bertugas untuk mengorganisasi penyelenggarannya, melatih cara menyusun secara benar, dan mendokumentasikannya. Penyusunan dan penggunaan KPI secara benar akan membantu pelaksanaan manajemen kinerja yang efektif.

Apabila Anda selaku profesional SDM hendak meningkatkan keterampilan karyawan dan manajer untuk menyusun KPI bisa menghubungi HR Manufaktur.