Salah satu kegiatan terpenting dalam mendesain organisasi adalah analisis pekerjaan atau analisis jabatan (job analysis).   Analisis pekerjaan merupakan proses sistematis untuk mengidentifikasi dan menggambarkan karakteristik suatu pekerjaan dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk memahami tugas, tanggung jawab, kualifikasi yang diperlukan, lingkungan kerja, dan komponen-komponen lain yang terkait dengan pekerjaan tersebut.

Hasil dari proses analisis pekerjaan adalah informasi pekerjaan yang bisa digunakan profesional SDM untuk beragam tujuan seperti: menyusun uraian pekerjaan, mengklasifikasikan pekerjaan (job classification), evaluasi pekerjaan (job evaluation), desain pekerjaan (job desain), perekrutan pekerja, manajemen kinerja, manajemen karier, bahkan untuk menetapkan kebijakan keamanan dan keselamatan kerja. Analisis pekerjaan menyentuh banyak fungsi utama SDM, sehingga profesional SDM harus menguasai keterampilan ini.

Penting untuk dipahami bahwa analisis pekerjaan fokus pada pekerjaan, bukan pada orang yang melaksanakan pekerjaan tersebut. Meskipun demikian beberapa teknik analisis pekerjaan mengumpulkan data dari para pekerja melalui wawancara, kuesioner atau .obervasi.

Informasi Hasil Analisis Pekerjaan

Tujuan utama analisis pekerjaan adalah mendapatkan informasi mengenai suatu pekerjaan secara lengkap, rinci, dan akurat dalam organisasi. Terdapat lima kelompok informasi yang dihasilkan dari proses analisis jabatan, yaitu:

1. Aktivitas Kerja. Informasi mengenai aktivitas kerja mencakup kegiatan, kewajiban, wewenang dan tanggung jawab yang membentuk pekerjaan. Informasi ini diolah dari fakta dan data yang dikumpulkan seperti jenis, frekuensi, dan kompleksitas untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.
2.  Lingkungan kerja. Informasi mengenai lingkungan kerja mengambarkan situasi dan kondisi pelaksanaan aktivitas kerja seperti suhu, bau, dan suara, pemandangan, serta perilaku orang di dalamnya.
3. Peralatan dan perlengkapan. Informasi mengenai peralatan dan perlengkapan menggambarkan sarana dan prasarana yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan secara sukses. Termasuk dalam peralatan berupa perangkat keras seperti mesin maupun perangkat lunak berupa sistem aplikasi.
4. Hubungan. Informasi mengenai hubungan menggambarkan hubungan dengan orang lain baik di dalam maupun di luar perusahaan  untk dapat sukses menjalankan perkerjaan. Hubungan tersebut misalnya menggambarkan siapa atasannya, rekan kerjanya, bawahannya, pelangganya, staf pendukungnya, pemasoknya dan sebagainya.
5. Persyaratan pekerjaan.  Informasi persyaratan pekerjaan menggambarkan kualitas apa saja yang harus dimiliki seseorang agar dapat menjalankan pekerjaan tersebut secara sukses. Termasuk di dalam persyaratan pekerjaan misalnya  pendidikan, pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan pengalaman.

 Fungsi Analisis Pekerjaan

Mengapa kita perlu melakukan analisis pekerjaan? Informasi suatu pekerjaan dapat digunakan untuk beragam tujuan sebagai berikut:

• Menyusun uraian pekerjaan. Profesional SDM menggunakan hasil analisis pekerjaan sebagai masukan untuk menyusun uraian pekerjaan. Uraian pekerjaan merupakan dokumen internal yang merinci identitas pekerjaan, tugas dan tanggung jawab, dan persyaratan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.
• Klasifikasi pekerjaan. Klasifikasi pekerjaan adalah proses menempatkan satu atau lebih pekerjaan ke dalam suatu kelompok posisi yang serupa. Data dari analisis pekerjaan sangat penting dalam klasifikasi pekerjaan karena mempertimbangkan tugas, tanggung jawab, ruang lingkup, dan kompleksitas suatu pekerjaan. 
• Evaluasi pekerjaan. Evaluasi pekerjaan adalah proses menentukan peringkat nilai relatif (job value) berbagai pekerjaan dalam suatu organisasi. Hasil dari evaluasi pekerjaan digunakan untuk menetapkan golongan pekerjaan/jabatan, sebagai dasar menetapkan kesetaraan upah.Informasi mengenai kompleksitas dan besarnya kontribusi suatu yang diperoleh dari analisis jabatan menjadi dasar evaluasi pekerjaan.
• Desain pekerjaan. Desain pekerjaan adalah proses menciptakan pekerjaan yang memberi nilai tambah bagi perusahaan dan memotivasi karyawan. Salah satu karakteristik pekerjaan yang memotivasi mencakup keragaman keterampilan. Analisis pekerjaan membantu menentukan variasi keterampilan yang diperlukan suatu pekerjaan sesuai tujuan desain.
• Penilaian kinerja. Analisis pekerjaan memberikan masukan untuk penilaian kinerja individu. Untuk mengevaluasi kinerja seorang karyawan, Anda perlu memahami persyaratan peran terlebih dahulu. Analisis pekerjaan dapat menentukan rincian ini.
  
• Pelatihan pekerja. Analisis pekerjaan menjadi dasar analisis kebutuhan pelatihan . Setelah mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lainnya, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan atau kesenjangan keterampilan dan melatih karyawan Anda
• Kesehatan dan Keselamatan Kerja. Analisis pekerjaan dapat mengidentifikasi perilaku berbahaya dan kondisi kerja yang meningkatkan kemungkinan kecelakaan dan cedera, sehingga menghasilkan lingkungan kerja yang lebih aman.
• Perencanaan tenaga kerja.  Analisis pekerjaan membantu merencanakan tenaga kerja di masa depan dengan cara  mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lainnya dengan tuntutan pekerjaan di masa depan. Hal ini memungkinkan terciptanya rencana tenaga kerja strategis untuk suatu peran atau departemen.

 Metode Analisis Pekerjaan

Terdapat beragam metode analisis pekerjaan, namun metode yang paling umum digunakan ada tiga yaitu Critical Incident Technique (CIT), Task Inventory (TI), , dan Analisis Pekerjaan Fungsional. Metode mana yang harus digunakan tergantung pada tujuan dari analisis pekerjaan tersebut.

Critical Incident Technique (CIT)

Critical Incident Technique (CIT) mengandalkan pada insiden kritis yang diamati. Insiden kritis adalah perilaku yang mewakili kinerja yang luar biasa atau tidak dapat diterima. Laporan insiden kritis pada umumnya memiliki unsur-unsur berikut:

• Deskripsi konteks dan keadaan menjelang kejadian.
• Perilaku karyawan selama kejadian.
• Konsekuensi dari perilaku dan dampaknya yang lebih luas.

Teknik insiden kritis paling efektif untuk insiden kesehatan dan keselamatan (misalnya, setiap kali terjadi kecelakaan, cedera, atau kematian), penilaian kinerja, dan pelatihan pekerja. 

Task Inventory (TI)

Task Inventory, atau analisis tugas, adalah inventarisasi semua tugas yang terdapat dalam suatu pekerjaan. Tugas-tugas ini sering kali dikelompokkan berdasarkan kewajiban.  Suatu pekerjaan memiliki antara lima hingga dua belas kewajiban dan hingga 100 tugas.  Dalam analisis pekerjaan, tugas-tugas tersebut diinventasirsai berdasarkan frekuensi, tingkat pentingnya, dan kesulitan.

Inventarisasi tugas sering kali dibuat berdasarkan masukan dari panel ahli, orang-orang yang mengerjakan pekerjaan tersebut, dan manajer. Inventaris tugas paling efektif untuk membuat deskripsi pekerjaan, klasifikasi pekerjaan, pelatihan pekerja, dan memeriksa kepatuhan persyaratan hukum.

Analisis pekerjaan fungsional

Analisis pekerjaan fungsional memberikan informasi spesifik tentang pekerjaan apa yang perlu dilakukan dan kualifikasi pekerja yang diperlukan agar berhasil melakukan pekerjaan tersebut. Sebagai contoh pekerjaan operator mesin produksi. Pertama-tama ditetapkan tujuan dari pekerjaan, misalnya: “menghasilkan 10 000 unit produk dalam waktu 8 jam. Selanjutnya didaftar pekerjaan untuk menjalankan fungsi tersebut misalnya menyetel mesin, mengendalikan mesin, mematikan mesin, memelihara mesin, menyiapkan material dan sebagainya. Berikutnya didaftar kualifikasi pekerja untuk dapat menjalankan pekerjaan secara sukses, misalnya pendidikan, pengalaman kerja, pengetahuan, sikap, dan sebagainya.

Selain ketiga  teknik tersebut, terdapat beberapa teknik analisis pekerjaan lainnya, di antaranya adalah:

•  Analisis Sifat  Ambang Batas (Treshold Traits Analysis)
• Skala Persyaratan Kemampuan (Ability Requirements Scales)
• Kuesioner Analisis  (Position Analysis Questionnaire)
• Metode Elemen Pekerjaan (Job Elements Method)

Proses Analisis Pekerjaan

Proses analisis pekerjaan bervariasi menurut organisasi, posisi, dan tujuannya. Meskipun demikian paling tidak ada 4 langkah yang harus dilewati untuk menjalani proses analisis jabatan ini, yaitu:

1.   Menetapkan tujuan

Pertama, tetapkan mengapa Anda harus melakukan analisis pekerjaan. Alasan yang paling umum melakukan analisis pekerjaan adalah untuk menyusun uraian pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Untuk melakukan pelatihan atau perekruran, biasanya perusahaan menggunakan uaraian pekerjaan yang sudah ada.

2. Metode analisis jabatan

Setelah mengidentifikasi tujuan, langkah selanjutnya adalah menetapkanmetode. Metode yang dipilih sangat ditentukan oleh tujuannya. Sebagai contoh, kalau perusahaan ingin menyusun uraian pekerjaan, metode yang paling tepat adalah Task Inventory. Apabila perusahaan bertujuan untuk melakukan evaluasi pekerjaan, dapat menggunakan metode Analisis Pekerjaan fungsional. Apabila perusahaan ingin menyusun prosedur kesehatan dan keselamatan kerja, dapat menggunakan metode Critical Incident Technique (CIT).

3.   Pengumpulan data

Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan data. Anda bisa menggunakan gabungan dari tiga metode pengumpulan data yaitu obeservasi, wawancara, dan menggunakan keusioner.

Observasi. Observasi dianggap sebagai bentuk pengumpulan data yang paling netral karena (seharusnya) tidak mengganggu pelaksanaan kerja normal. Analis pekerjaan mengamati orang yang melakukan pekerjaan dalam kehidupan nyata atau melalui video.

Wawancara. Wawancara adalah cara utama untuk mengumpulkan data, yang dapat digunakan bersama dengan data observasi dan kuesioner. Berdasarkan data, analis pekerjaan mengajukan pertanyaan spesifik. Wawancara harus dipersiapkan dengan baik dan dilakukan dengan hati-hati. 

Kuesioner. Analis pekerjaan dapat memberikan kuesioner berisi pertanyaan tentang tugas pekerjaan, tanggung jawab, peralatan, hubungan kerja, dan lingkungan kerja. Kuesioner analisis pekerjaan dapat dirancang sendiri atau menggunakan model baku yang telah disusun oleh ahli SDM.

Catatan kerja. Karyawan mencatat aktivitas sehari-hari mereka, waktu yang dihabiskan untuk setiap aktivitas, dan urgensi setiap aktivitas. Log (catatan jurnal ini) ini menjadi dasar untuk menganalisis pekerjaan.

4. Analisis

Setelah data yang dibutuhkan cukup, tahap selanjutnya adalah menganalisis. Metode analisis yang digunakan perlu iselaraskan dengan tujuan analisis pekerjaan. Metode analisis yang paling umum digunakan adalah statistik deskriptif dan  teknik analisis lain untuk mengukur validitas, seperti korelasi dan regresi, serta  teknik multivariat lainnya

Informasi yang dihasilkan dari analisis pekerjaan merupakan bahan dasar dari hampir semua kebijakan  yang terkait dengan desain organisasi, sistem penggolongan dan penggajian, pengembangan karyawan, dan manajemen karier. Oleh karena itu, proses analaisis pekerjaan harus dilakukan secara cermat.