Bagaimana cara perusahaan mengetahui bahwa tingkat upah yang dibayarkan kepada karyawannya wajar?  Tidak terlalu rendah (underpaid) juga tidak terlalu tinggi (overpaid)? Atau, bagaimana kalau ingin mengetahui apakah gaji yang Anda terima tidak kekecilan? Jika Anda membuat jabatan baru di perusahaan, bagaimana cara menetapkan gajinya yang adil? Semua pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan melakukan evaluasi jabatan.

Evaluasi pekerjaan adalah proses menentukan nilai relatif suatu jabatan dalam organisasi. Sederhananya, evaluasi jabatan merupakan cara departemen SDM menentukan nilai yang diberikan suatu peran/jabatan kepada organisasi, dan balas jasa yang adil untuk jabatan tersebut.

Tujuan Evaluasi Jabatan

Tujuan utama proses evaluasi jabatan adalah untuk mencapai kesetaraan upah. Masih ingat prinsip equal pay for equal job? Untuk jabatan yang setara, harus mendapat upah yang setara pula. Itulah sebabnya, evaluasi jabatan sering dikembangkan oleh bagian SDM bersama dengan direksi, serikat pekerja, dan mitra lainnya. Tujuannya agar prinsip keadilan bisa diterapkan.

Idealnya evaluasi jabatan berfokus pada nilai jabatan itu sendiri, bukan pada kualitas atau karakteristik pemegang jabatan. Evaluasi jabatan mengukur nilai suatu jabatan dan tingkat upah untuk jabatan tersebut. Dengan demikian orang yang menjalankan jabatan dengan nilai tinggi, akan mendapat upah yang tinggi pula. 

Tentu saja, jika pemegang jabatan membawa pengetahuan, pengalaman, dan keterampilan melampaui deskripsi pekerjaannya, mereka akan dihargai dengan gaji yang lebih tinggi. Tetapi ide dasarnya adalah, evaluasi jabatan  bertujuan untuk menyamakan kedudukan bagi semua orang, serta untuk mempromosikan transparansi upah dan kesetaraan antara semua pemegang jabatan. 

Metode Evaluasi Jabatan 

Secara umum, ada dua pendekatan dan empat metode dalam melakukan evaluasi jabatan.  Pendekatan evaluasi jabatan mencakup analitik dan non analitik. Baik dalam pendekatan analitik maupun non-analitik, jabatan dibandingkan dengan jabatan-jabatan lain. Selanjutnya diberi peringkat mana yang yang nilainya lebih tinggi, mana yang setara, dan mana yang lebih rendah. 

Perbedaannya adalah, pada pendekatan analitik,  jabatan dipecah menjadi komponen tuntutan pekerjaan (yang disebut compensable factors), dan setiap komponen diberi skor. Skor tersebut kemudian dijumlahkan untuk menghasilkan skor total jabatan. Selanjutnya jabatan dibandingkan dan dibuat peringkat berdasarkan skor total tersebut. 

Sementara itu, dalam metode non-analitik, pekerjaan langsung diberi peringkat secara keseluruhan dengan fokus terbatas pada aspek individu dari jabatan tersebut.

Metode analitik

Pendekatan analitik paling umum digunakan dalam evaluasi jabatan. Di sini kita menganalisis faktor-faktor yang dapat dikompensasi (compensable factor) yang dituntut oleh suatu jabatan. Faktor yang dapat kompensasi adalah faktor yang dibayar atau dikompensasi oleh organisasi. Faktor tersebut misalnya pendidikan, pelatihan, pengalaman, kemampuan verbal, kemampuan untuk mengelola, kerja malam, kemampuan mendengarkan, dan sebagainya. Semakin tinggi nilai faktor kompensasi yang dituntut oleh suatu jabatan, semakin tinggi nilai jabatannya. Demikian pula, semakin banyak compensable factor yang dituntut, juga semakin tingi nilai jabatannya. 

Dalam pendekatan ini terdapat dua metode, yaitu perbandingan faktor (factors comparation) dan faktor harga pasar (market pricing factor).   

Penerapan metode perbandingan faktor adalah sebagai berikut: 

1. Menentukan compensable factor setiap jabatan.
2. Pemberian bobot masing-masing compensable factors. Pemberian bonot didasarkan pada tingkat pentingnya faktor bagi jabatan tersebut. Sebagai contoh bagi seorang operator, ketelitian sangat penting maka diberi bobot lebih tinggi dibanding untuk jabatan sales.
3. Selanjutnya nilai faktor dan bobot dikalikan untuk mengasilkan nilai compensable factor untuk jabatan tersebut.
4. Nilai compensable factor dijumlahkan untuk menghasilkan nilai total jabatan.
5. Nilai total jabatan dibandingkan dengan nilai total jabatan lain dalam perusahaan untuk mendapatkan peringkat masing-masing jabatan.
6. Selanjutnya ditentukan skala gaji masing-masing jabatan :

 Harga pasar

Metode harga pasa (market pricing) mengevaluasi jabatan dengan membandingkannya dengan jabatan yang memiliki compensable factors  sama dari perusahaan lain pada industri sejenis. Misalnya, perusahaan Anda bergerak dalam bidang produksi makanan dan minuman, bisa membandingkan gaji supersivor pada perusahaan makanan dan minuman lain.

Bagaimana cara mendapatkan data tingkat gaji pada perusahaan lain? Ada du acara. Pertama Anda bisa ikut survei penggajian. Ada beberapa konsultan yang melakukan survei penggajian. Dengan ikut survei Anda bisa mengetahui tingkat gaji pada perusahaan lain sejenis dan poisisi perusahaan Anda di antara perusahaan lain. 

Cara kedua, Anda bisa membeli database dari konsultan. Beberapa konsultan secara rutin melakukan survei penggajian. Anda dapat membeli database tersebut sebagai benchmark perusahaan Anda. 

Pendekatan analitik memiliki keunggulan dan kelemahannya sendiri. Keunggulan pendekatan ini adalah lebih obyektif. Kelemahannya adalah ketika perusahaan memilih menggunakan metode point factors atau market pricing. 

Dengan metode point factors perusahaan bisa mencapai kesetaraan internal (internal equity). Artinya, artinya tingkat gaji relatif adil jika dibandingkan dengan jabatan-jabatan yang ada di dalam perusahaan. Kelemahannya, adalah kesetaraan eksternal. Bisa jadi tingkat gaji di perusahaan lebih rendah dibanding dengan gaji untuk jabatan yang sama pada perusahaan lain. Tingkat gaji yang lebih rendah ini berdampak pada rekrutmen. Proses rekrutmen kesulitan untuk mendapatkan kandidat yang berkualitas. 

Sebaliknya, apabila perusahaan menggunakan metode market pricing, dapat muncul isu keadilan internal. Mungkin beberapa jabatan yang dipandang memiliki tanggung jawab berat dan kapabilitas tinggi, justru mendapatkan gaji yang leih kecil dibanding jabatan yang tanggung jawabnya lebih ringan dan tidak memerlukan kapabilitas luar biasa. 

Metode Nonanalitik 

Pada metode nonanalitik, nilai jabatan ditentukan dengan membandingkan jabatan lain secara langsung. Tidak mempertimbangkan compensable factors. Kita mengenal dua jenis metode pada pendekatan ini, yaitu pemeringkatan jabatan (job ranking) dan klasifikasi jabatan (job classification). 

Pemeringkatan Jabatan 

Dalam metode peringkat jabatan, setiap jabatan dibandingkan dengan jabatan lain dalam perusahaan dan kemudian diberi peringkat. Dasar untuk menyusun peringkat adalah jenis kegiatan, kompleksitas pekerjaan, pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan, kondisi kerja, serta tingkat tanggung jawab. 

Gambar di bawah ini menyajikan contoh evaluasi jabatan menggunakan metode pemeringkatan pada sebuah perusahaan manufaktur. Pada perusahaan manufaktur, fungsi produksi relatif lebih penting dibanding pemasaran. Oleh karena itu, jabatan kepala divisi produksi diberi nilai lebih tinggi dibanding kepala divisi pemasaran. Demikian pula, jabatan manajer produksi diberi nilai lebih tinggi dibanding manajer pemasaran.

Dalam praktik, pemeringkatan ini sering dilakukan oleh komite evaluasi jabatan yang beranggotakan profesional SDM, direksi, dan wakil pekerja. Selanjutnya tingkat gaji diselaraskan dengan tingkat peringkat pekerjaan tersebut. 

Keunggulan dari metode ini sangat efisien, meskipun tidak seobyektif metode analitis. Metode ini sangat cocok diterapkan pada organisasi kecil yang jumlah jabatannya tidak banyak. 

Klasifikasi Jabatan 

Metode klasifikasi jabatan bertujuan untuk mengklasifikasikan pekerjaan ke dalam keluarga jabatan, fungsi jabatan, jabatan, dan peran. Ambil contoh Anita, yang bekerja di bidang akuntansi. Keluarga jabatannya adalah keuangan, fungsi jabatannya adalah akuntansi, jabatannya adalah akuntan junior, dan perannya adalah akuntan junior yang telah mengambil beberapa tanggung jawab tambahan sejak bergabung dengan perusahaan.

Gaji yang dialokasikan untuk jabatan tersebut dikaitkan dengan fungsi jabatan dan keluarga jabatan. 

Sekarang kita sudah bisa menjawab pertanyaan mengapa tingkat gaji suatu perusahaan bisa lebih tinggi atau lebih rendah dibanding perusahaan lain. Tetapi perlu diketahui ada faktor-lain yang mempengaruhi tingkat upah. Selain itu, upah hanyalah sebagian komponen imbal jasa. Bisa saja upah yang diterima leebih kecil dari perusahaan lain, tetapi take hom pay-nya lembih besar karena ada tunjangan dan berbagai insentif finansial lain. 

Perlu juga dicatat, bisa juga meskipun take home pay karyawan rendah, tetapi kepuasan kerja dan produktivitas karyawan tinggi. Ini karena perusahaan mengatur juga imbal jasa nonfinansial seperti tempat kerja yang menyenangkan.