Salah satu tugas utama profesional SDM adalah membangun dan mengimplementasikan sistem manajemen kinerja. Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) bidang SDM telah menetapkan 9 unit kompetensi terkait manajemen kinerja yang harus dikuasai profesional SDM, mulai dari merencanakan hingga evaluasi kinerja.

Apa yang dimaksud dengan manajemen kinerja? Manajemen kinerja merupakan serangkaian proses dan sistem untuk mengembangkan karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaan dengan kemampuan terbaiknya. Melalui manajemen kinerja, perusahaan membantu karyawan membangun keterampilannya untuk bekerja lebih baik dalam menjalankan perannya, mencapai potensi terbaiknya, dan meningkatkan kesuksesan mereka, sekaligus mencapai tujuan strategis organisasi.

Perlu dicatat, pelaksanaan manajemen kinerja merupakan pekerjaan manajerial yang dijalankan oleh setiap atasan. Sementara peran profesional SDM adalah membangun sistem dan memastikan implementasinya secara efektif.

Siklus Manajemen Kinerja

Proses manajemen kinerja merupakan siklus empat tahap yang berlangsung satu tahun. Keempat tahap tersebut mencakup perencanaan, monitoring, evaluasi, dan penilaian/penghargaan. Semua karyawan melewati siklus ini, dimulai dengan menyusun rencana kinerja di awal tahun, diikuti dengan pemantauan kemajuan, mengikuti program pengembangan, dan diakhiri dengan evaluasi formal setelahnya.

1. Perencanaan

Dalam perencanaan kinerja terdapat dua proses yaitu penetapan tujuan dam target serta prosedur/cara pencapaian tersebut.  Dalam sistem manajemen kinerja, tujuan ditetapkan secara bertingkat-tingkat mulai dari tujuan korporasi, perusahaan, divisi, bagian-bagian, tim,  hingga level individu karyawan. Agar tujuan bisa tercapai, tujuan pada masing-masing level harus selaras baik secara vertikal (dengan tujuan di level organisasi bawahnya dan atasnya) maupun secara horizontal (dengan tujuan bagian-bagian atau karyawan selevel dalam bagiannya).

Demikian pula cara/prosedur pencapaiannya, juga bertingkat-tingkat dari korporat hingga individu. Pada level korporat, cara pencapaiannya disebut sebagai strategi dan kebijakan organisasi. Strategi dan kebijakan tersebut diterjemahkan dalam kebijakan dan standar prosedur level  departemen, divisi, tim, hingga karyawan.

Penerjemahan tujuan strategis korporasi menjadi target individu karyawan disebut sebagai cascading. Target yang diterjemahkan tersebut harus terukur dalam bentuk indikiator kinerja (Key Performance Indicators/KPI). Dengan proses cascading  yang baik, tujuan keseluruhan perusahaan dapat dicapai melalui pencapaian target setiap individu karyawan.

2. Pemantauan

Pada fase kedua, atasan secara aktif memonitor pelaksanaan rencana kinerja. Pada tahap ini, atasan melakkan dua tindakan utama yaitu:

• Mengukur kinerja aktual secara terus menerus dan membandingkan hasilnya dengan rencana. Pemantauan dilakukan melalui pengamatan, laporan, atau pertemuan-pertamuan dengan karyawan.
• Memberikan umpan balik kepada karyawan. Apabila kinerja karyawan kurang optimal, atas harus memberi umpan balik koreksi. Umpan balik sebaiknya diberikan segera tanpa menunggu penilaian kinerja pertengahan atau akhir tahun. Apabila kinerja karyawan berjalan sesuai rencana, atasan harus memberi penghargaan psikologis (pujian dan pengakuan) dan motivasi untuk bekerja lebih baik lagi.

3. Pengembangan

Selama tahap pengembangan, data yang dikumpulkan selama tahap pemantauan dianalisis dan digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Kinerja yang buruk dapat diperbaiki dengan menyarankan kursus penyegaran, pelatihan, coaching, mentoring, dan metode pembelajaran dan pengembangan lainnya. 

Tujuan pengembangan dan pembelajaran adalah untuk membantu karyawan mencapai sasaran kinerjanya. Oleh karena itu identifikasi kebutuhan dan pelaksanaan pembelajaran dan pengembangan harus dilakukan sesegera mungkin. Apabila pelaksanaan ditunda-tunda bisa jadi tidak optimal dalam mendukung pencapaian target kinerja pada siklus tahun tersebut.

4. Penilaian

Tahap terakhir adalah penilaian kinerja. Penilaian kinerja bertujuan untuk  mengetahui seberapa baik kinerja seorang karyawan dan seberapa besar kontribusinya terhadap pencapaian tujuan organisasi. Pada intinya, penilaian kinerja dilakukan dengan cara membandingkan antara pencapaian kinerja dengan rencana kinerja.

Penilaian kinerja umunya dilakukan dua kali dalam satu tahun, yaitu kinerja semesteran dan kinerja tahunan. Meskipun demikian, tidak sedikit pula perusahaan yang melakukan penilaian kinerja triwulanan, bahkan bulanan.

Hasil penilaian kinerja memiliki manfaat untuk:

• Dasar pemberian imbal jasa. Hasil kinerja menjadi dasar dalam distribusi kenaikan gaji (pokok) dan insentif (bonus atau komisi). Beberapa perusahaan menggunakan hasil kinerja sebagai dasar menentukan besaran kenaikan gaji pokok. Demikian pula, semua perusahaan menetapkan besaran bonus berdasarkan hasil kinerja.
• Promosi, rotasi, demosi. Karyawan yang terus menerus mencapai atau melampaui kinerjanya berhak untuk mendapatkan promosi. Karyawan yang kinerjanya berkali-kali tidak dapat memenuhi target kinerjanya perlu dirotasi ke bagian lain. Karyawan yang terus menerus memiliki kinerja buruk setelah melewati proses rotasi, perlu didemosi (turun pangkat) bahkan bisa di-PHK.  
• Pengembangan karier karyawan. Pengembangan karier karyawan terutama didasarkan pada kinerja karyawan. karyawan yang kinerjanya cemerlang memiliki peluang untuk menapaki jenjang karier yang lebih tinggi. Sementara karyawan yang memiliki kinerja biasa-biasa saja kariernya cenderung mandek.
• Rencana kinerja selanjutnya. Hasil penilaian kinerja menjadi dasar untuk menentukan tujuan dan target kinerja tahun berikutnya.

Penggunaan Teknologi

Mengingat pentingnya manajemen kinerja dalam pencapaian tujuan organisasi, profesional SDM harus memanfaatkan teknologi mutakhir dalam membangun sistem manajemen kinerja. Penggunaan teknologi yang baik memberi memungkinkan implementasi manajemen kinerja:

• Efisien. Teknologi otomatisasi akan menghilangkan pekerjaan berulang yang tidak perlu sehingga prosesnya bisa cepat dan mudah.
• Andal. Teknologi yang baik dapat menghilangkan bias dalam perencanaan, pemantauan  dan penilaian kinerja.
• Terintegrasi. Dengan teknologi memungkinkan sistem manajemen kinerja diintegrasikan dalam Human Resources Information System (HRIS). Sistem manajemen kinerja terkait dengan sistem lain dalam sistem SDM seperti manajemen imbal jasa, manajemen karier, pembelajaran dan pengembangan, serta manajemen talenta. Teknologi memungkinkan penyelarasan manajemen kinerja dengan sistem-sistem manajemen lain dalam fungsi SDM.

Selenggarakan Pelatihan

Manajer merupakan bagian integral dari keberhasilan program manajemen kinerja. Mereka memainkan peran penting dalam melibatkan, memotivasi, dan mengembangkan karyawan. Oleh karena itu, penting bagi profesional SDM untuk memberi pelatihan manajemen kinerja.

Pelatihan diberikan secara menyeluruh mulai dari menyusun rencana kinerja, memantau danmemberi umpan balik, memberikan pengembangan, serta melakukan penilaian dan imbalan kinerja. Manajer juga harus mendapatkan pelatihan tentang cara mempertahankan dialog umpan balik yang terbuka dan berkelanjutan dengan stafnya.