Manajemen perubahan adalah proses yang diluncurkan organisasi untuk meningkatkan kinerja saat ini, meraih peluang baru, atau mengatasi masalah utama. Dalam tulisan “Menguasai Manajemen Perubahan” telah diuraikan mengenai pentingnya profesional SDM menguasai keterampilan memanajemeni perubahan dan proses manajemen perubahan. Namun, bagaimana mengelola perubahan yang benar? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, kita harus memahami model manajemen perubahan.

Model manajemen perubahan adalah konsep, teori, dan metodologi yang memberikan pendekatan mendalam untuk perubahan organisasi. Model bertujuan untuk memberikan panduan melakukan perubahan, menavigasi proses transformasi, dan memastikan bahwa perubahan diterima dan dipraktikkan.

Ada sekitar 10 model manajemen perubahan yang diperkenalkan oleh para ahli, namun di sini akan membahas lima yang paling populer. Kelima model tersebut adalah Delapan Langkah Perubahan dari Kotter, Pendekatan 7S dari  McKinsey, model ADKAR, Model Lima Tahap dari Kübler-Ross, dan Model Manajemen Perubahan dari Lewin. 

Model Manajemen Perubahan Kotter

Teori manajemen perubahan Kotter, diperkenalkan oleh  John P. Kotter, profesor dari Harvard Business School. Dalam bukunya Leading Change, adalah salah satu yang paling populer dan diadopsi di dunia. Model ini memiliki delapan tahap, dan masing-masing tahap berfokus pada respons karyawan terhadap perubahan .

1. Creating Urgency, Menciptakan urgensi – Menciptakan urgensi merupakan tahapan menyiapkan karyawan untuk menerima perubahan. Menanamkan rasa kumendesakkan untuk berubah, merupakan cara terbaik untuk memotivasi dan melibatkan mereka selama proses [perubahan berlangsung.
2. Build the change team, Bangun tim perubahan– Tentukan keahlian dan kepribadian yang tepat untuk tim yang akan bertanggung jawab untuk mendorong perubahan dalam organisasi.
3. Form a strategic vision, Bentuk visi strategis– Tetapkan tujuan perubahan secara jelas dan tuangkan dalam rencana dengan tahapan yang rinci.
4. Communicate the change, Komunikasikan perubahan– Bersikap transparan dan sering berkomunikasi dengan orang-orang tentang perubahan yang diterapkan.
5. Remove the obstacles, Singkirkan penghalang– Dapatkan dukungan, singkirkan hambatan dan kumpulkan umpan balik dengan cara yang konstruktif.
6. Generating short-term wins, fokuskan pada keberhasilan jangka pendek – Jangan hanya fokus pada hasil akhir. Tetapkan tujuan kecil dan kenali pencapaian kecil selama proses untuk meningkatkan moral karyawan.
7. Incorporate change, tanamkan perubahan– Perkuat dan jadikan perubahan sebagai bagian dari budaya tempat kerja. Bantu karyawan menyesuaikan diri dan beri mereka hadiah untuk perilaku baru.
8. Stick on it, Jangan menyerah – Perubahan tidak terjadi dalam semalam, dan hambatan tidak dapat dihindari. Bersikaplah gigih saat proses manajemen perubahan yang  sedang berlangsung, meskipun sulit.

Gambar 1. Model manajemen perubahan Kotter

Keunggulan dari model Kotter adalah mudah diikuti dan bisa dikombinasikan dengan model lain. Model Kotter ini sebenarnya merupakan pendekatan proses yang ditata secara detail.

Model 7S McKinsey

Kerangka atau model 7-S McKinsey merupakan salah satu model manajemen perubahan yang bertahan paling lama. Model ini terdiri dari 7 kategori penting yang harus diperhatikan perusahaan saat menerapkan perubahan:

• Strategy, Strategi – Strategi adalah rencana manajemen perubahan yang harus terdiri dari prosedur langkah demi langkah untuk mencapai tujuan masa depan yang ditetapkan.
• Structure, Struktur – Faktor ini terkait dengan struktur yang membentuk organisasi. Perubahan organisasi harus memperhitungkan dampaknya terhadap perubahan struktur perusahaan, baik bisnisnya maupun personelnya.
• System, Sistem – Tahap ini berfokus pada sistem yang akan digunakan untuk menyelesaikan tugas dan aktivitas sehari-hari.
• Shared Value, Nilai Bersama – Nilai bersama mengacu pada nilai inti atau utama dari organisasi yang menjalankan atau bekerja.
• Style, Gaya – Gaya adalah cara mengadopsi atau mengimplementasikan perubahan.
• Staff, Staf – Staf mengacu pada tenaga kerja atau karyawan dan kemampuan kerja mereka.
• Skill, Keterampilan – Kompetensi serta keterampilan lain yang dimiliki oleh karyawan yang bekerja di organisasi.

Gambar 2. Model manajemen perubahan 7S McKinsey

Keunggulan dari model McKinsey ini adalah fokus pada komponen perubahan. Model ini mengingatkan bahwa organisasi merupakan suatu sistem. Ketika perubahan ingin mengubah suatu komponen, maka akan berdampak pada komponen lainnya. Sebagai contoh, ketika akan mengubah sistem operasinya menjadi digital, perusahaan harus memperhatikan komponen kompetensi karyawan, budaya, dan struktur.

Model Manajemen Perubahan ADKAR

Model ADKAR dapat digunakan untuk mengetahui berbagai celah dalam proses sehingga pelatihan yang efektif dapat ditawarkan kepada karyawan. Meskipun model ADKAR berfokus pada tujuan yang berorientasi pada bisnis, akan sangat berguna untuk mendukung karyawan agar lebih mudah menjalani proses perubahan .

Model ADKAR singkatan dari:

• Awareness, Kesadaran – kesadaran tentang kebutuhan dan persyaratan perubahan
• Desire, Keinginan – untuk membawa dan menjadi bagian dari perubahan
• Knowledge, Pengetahuan – tentang bagaimana mendorong perubahan
• Ability, Kemampuan - untuk memasukkan perubahan secara teratur
• Reinforcement, Penguatan – agar tetap diterapkan dan diperkuat di kemudian hari.

Model manajemen perubahan ini adalah solusi yang bagus untuk perusahaan yang mencoba melihat dimensi perubahan bisnis dan manusia. Tidak seperti model manajemen perubahan lainnya, model ini berfokus pada identifikasi dan evaluasi alasan mengapa perubahan berhasil atau gagal, dan mengapa hasil yang diinginkan tidak diperoleh.

Model Manajemen Perubahan Lima Tahap Kübler-Ross

Berbeda dengan model perubahan lain, model ini berfokus pada orang (karyawan) yang terdampak perubahan. Model Kübler-Ross juga dapat diterapkan pada situasi kehidupan lain individu karyawan seperti kehilangan pekerjaan, perubahan pekerjaan, dan kondisi kesehatan lain.

Model ini membantu perusahaan memahami karyawan dan berempati dengan mereka . Model ini terdiri dari lima tahap yang mungkin dilalui karyawan selama perubahan organisasi.

• Denial, Penolakan – Pada tahap ini, karyawan tidak mau atau tidak dapat menerima perubahan. Ini terjadi karena kebanyakan orang menunjukkan penolakan terhadap perubahan dan mungkin tidak ingin mempercayai apa yang sedang terjadi.
• Anger, Kemarahan – Model ini mengasumsikan bahwa ketika berita perubahan pertama kali diserap, karyawan akan marah. Penyangkalan berubah menjadi kemarahan ketika karyawan menyadari bahwa perubahan itu benar-benar terjadi.
• Bargain, Tawar-menawar – Selama tahap tawar-menawar, karyawan mencoba mendapatkan solusi terbaik dari situasi atau keadaan. Tawar-menawar adalah cara untuk menghindari skenario terburuk.
• Depression, Depresi – Ketika karyawan menyadari bahwa tawar-menawar tidak berhasil, mereka mungkin akan mengalami depresi dan mungkin kehilangan kepercayaan. Beberapa gejala termasuk energi rendah, tidak berkomitmen, anjloknya motivasi dan kurangnya kegembiraan atau kebahagiaan.
• Acceptence, Penerimaan – Ketika karyawan menyadari bahwa tidak ada gunanya melawan perubahan lagi, mereka mungkin akhirnya menerima apa yang terjadi dan mungkin mulai mengundurkan diri.

Gambar 3. Model manajemen perubahan Kübler-Ross

Keunggulan dari model ini adalah fokusnya pada karyawan, perasaan, perhatian, dan kebutuhan mereka. Organisasi yang berhasil memahami karyawannya jauh lebih mudah untuk menghilangkan beberapa hambatan terbesar menuju manajemen perubahan yang sukses.

 5. Model Manajemen Perubahan Lewin

Model Manajemen Perubahan Lewin  membantu perusahaan memahami perubahan organisasi secara terstruktur. Model ini terdiri dari tiga tahapan utama, yaitu: unfreeze, change, dan refreeze.

Unfreeze, Mencairkan. Ini adalah tahap persiapan di mana pengusaha harus bersiap untuk perubahan. Langkah penting di sini adalah meningkatkan komunikasi karyawan secara terbuka untuk menjelaskan mengapa perubahan diperlukan. Tujuannya adalah untuk mengatasi sebanyak mungkin resistensi karyawan

Change, Perubahan. Ini adalah tahap di mana perubahan diterapkan. Melanjutkan tahap pertama, pada tahan ini kepemimpinan yang baik dan komunikasi karyawan yang efektif sangat penting.

Refreeze, Membekukan Kembali. Ini adalah tahap di mana perubahan diterima, dan karyawan kembali ke rutinitas mereka. Refreeze, harus bersifat konsisten dan berkelanjutan. Artinya, perilaku baru, sistem baru, atau cara operasi baru yang sudah dicapai terus dijalankan, dan tidak kembali ke kadaan semua sebelum perubahan dilakukan.

Gambar 4. Model manajemen perubahan Lewin

Keunggulan dari model ini adalah kesederhanaannya. Model ini membagi proses manajemen perubahan  hanya menjadi tiga tahap: pra-perubahan, selama perubahan, dan pasca-perubahan. Karena kesederhanaannya, banyak organisasi memilih menggunakan model ini dalam mengimplementasikan perubahan.

Memilih Model Perubahan

George Box, seorang ahli statistik, mengatakan, "Semua model itu salah, tetapi tetap berguna." Setiap model adalah penyederhanaan dari kenyataan, yang menyembunyikan beberapa aspek senyatanya. Tujuannya bukan untuk menemukan model yang sempurna tetapi untuk menemukan model yang memberikan banyak optimal.

Kendala utama untuk memilih model adalah tingkat kompleksitas yang mampu diadopsi oleh organisasi dalam pelaksanaan program perubahan. Untuk organisasi dengan pendekatan yang kurang canggih, mungkin model Lewin sesuai. Bagi organisasi yang tidak bermasalah dengan model yang rumit, bisa menggunakan pendekatan Kotter.

Model apa pun yang Anda pilih, semakin sering profesional SDM terlibat atau memimpin inisiatif perubahan, akan semakin terampil memanajemeni perubahan organisasi.