Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia bidang kualifikasi MSDM unit M.70SDM01.008.2 mensyaratkan profesional SDM untuk mampu menyusun struktur organisasi.  Artikel ini bermaksud membekali Anda dengan pengetahuan dasar menyusun struktur organisasi yang cocok untuk perusahaan Anda. Dalam tulisan ini Anda diajak untuk memahami pengertian, fungsi, jenis-jenis, dan cara menyusun struktur organisasi.

Menyusun struktu organisasi sebenarnya merupakan bagian dari peran profesional SDM dalam Mendesain Organisasi. Struktur organisasi adalah gambaran mengenai fungsi pekerjaan, akuntabilitas, tanggung jawab, peran pengambilan keputusan, serta pendelegasian tugas dan wewenang dalam organisasi. proses Struktur organisasi melukiskan “rantai komando” dan pergerakan informasi dalam perusahaan.

Unsur Dalam Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan sarana untuk mencapai tujuan perusahaan dari aspek pengorganisasian. Oleh karena itu, sangat penting  bagi perusahaan untuk memiliki struktur organisasi yang selaras dengan tujuan dan sasaran perusahaan.

Ketika Anda menyusun struktur organisasi, harus memperhatikan unsur-unsur yang harus dicakup, sebagai berikut:

Departemen atau tim dalam organisasi

Struktur organisasi harus mengandung sekelompok pekerjaan yang dikerjakan oleh sekelompok orang dengan peran dan kompetensi tertentu. Kelompok pekerjaan dan orang yang harus menyelesaikan pekerjaan tersebut dinamakan departemen. Misalnya dalam struktur harus ada departemen produksi, departemen pemasaran, departemen keuangan, departemen SDM  dan sebagainya.

 Peran dan tanggung jawab.

Pada masing-masing departemen (sub-departemen, unit, sampai ke individu) ditetapkan peran dan tanggung jawabnya. Sebagai contoh, departemen pemasaran memiliki peran menawarkan, menyediakan, dan mendistribusikan produk sampai ke konsumen. Departemen produksi memiliki peran dan tanggung jawab mengolah bahan mentah menjadi barang jadi. Departemen SDM berperan menyediakan dan mengelola SDM untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Lingkup kendali

Lingkup kendali yang sering disebut juga rentang kendali (span of control) menetapkan seberapa banyak atau luas bidang yang menjadi tanggung jawab suatu departemen atau individu. Departemen pemasaran misalnya, bertanggung jawab untuk mengembangkan produk, promosi, penjualan, dan distribusi, dan layanan purna jual. Departemen SDM misalnya bertanggung jawab pada perekrutan, pengembangan, dan retensi SDM.

Rantai komando

Rantai komando mengatur garis perintah dan pendelegasian, dari manajemen puncak hingga karyawan pelaksana. Rantai komando juga mengatur garis pertanggungjawaban dari karyawan pelaksana hingga CEO. Pendeknya, rantai komando menentukan siapa yang harus bertanggung jawab kepada siapa.

Wewenang pembuatan keputusan

Struktur organisasi menetapkan wewenang pembuatan keputusan pada setiap posisi (jabatan). Seorang supervisor memiliki wewenang lebih besar dibanding karyawan pelaksana. Serong direktur keuangan memiliki wewenang yang lebih besar dibanding manajer akuntansi.

Jenis Umum Struktur Organisasi

Seperti apa struktur organisasi yang harus kita buat untuk mencapai tujuan organisasi? Secara umum, kita mengenal tiga jenis struktur organisasi, yaitu fungsional, divisional, dan matriks. Dalam perkembanganya perusahaan mengembangkan variasi dari tiga model struktur tersebut.  

Struktur Fungsional

Dalam struktur fungsional, organisasi dipilah ke dalam departemen berdasarkan fungsinya. Fungsi yang paling umum dalam organisasi bisnis adalah produksi, pemasaran, keuangan, dan SDM. Struktur ini memiliki kepemimpinan terpusat, garis komando vertikal,  wewenang pembuatan keputusan hierarkis, serta pembagian fungsi dan peran yang jelas. Struktur fungsional memfasilitasi spesialisasi, skalabilitas, dan akuntabilitas.

Struktur ini cocok untuk perusahaan rintisan yang masih kecil, hingga ukuran menengah. Ketika perusahaan berkembang pesat menjadi kompleks, struktur fungsional menjadi tidak efektif lagi.

                                     Gambar 1. Contoh struktur organisasi fungsional

Keunggulan dari struktur organisasi fungsional adalah:

• Menyediakan jalur karier dan promosi yang terdefinisi dengan baik.
• Mendorong spesialisasi karier.
• Menciptakan rasa memiliki pada peran dan pekerjaan
• Menetapkan wewenang dan tanggung jawab secara jelas.

Kelemahan dari struktur organisasi fungsional adalah:

• Hierarki menciptakan birokrasi yang memperlambat inovasi dan adaptasi terhadap perubahan.
• Kota-kotak dalam organisasi dapat menelurkan persaingan antar unit.
• Struktur ini menghambat pengembangan karier di luar spesialisasi setiap karyawan.
• Struktur ini menghambat inovasi.

Struktur Divisional

Ketika perusahaan berkembang, memiliki kategori produk yang beragam, mengakuisisi perusahaan lain, atau berekspansi ke wilayah geografis baru, struktur fungsional sering tidak lagi efektif. Perusahaan mungkin perlu mengembangkan organisasi divisional.  Dalam struktur divisional organisasi bisnis, setiap departemen (biasanya disebut sebagai divisi) adalah unit bisnis. Jadi mereka masing-masing memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laba.

Terdapat tiga model struktur divisional. Anda dapat memilih di antaranya sesuai dengan strategi bisnis perusahaan. 

Divisi berbasis pasar

Apabila perusahaan Anda mengambil strategi pengembangan pasar (market development), yaitu  masuk ke segmen-segmen baru, pertimbangkanlah untuk membuat struktur divisional berbasis pasar. Pada struktur ini departementalisasinya di dasarkan pada segmen yang dilayani. Sebuah bank, misalnya bisa memilah divisinya ke dalam pasar individu, pasar badan pemerintah, pasar badan swasta. Perusahaan garmen, misalnya, dapat memilah divisinya berdasarkan pasar pakaian dewasa, pasar pakaian remaja, dan pasar pakaian anak.

                            Gambar 2. Contoh struktur organisasi berbasis pasar

Struktur divisional berbasis produk

Apabila perusahaan Anda mengambil strategi pengembangan produk, cobalah menyusun struktur divisional berbasis produk. Pada struktur ini, organisasi dipilah ke dalam divisi-divisi sesuai dengan produk yang dihasilkan atau dijual. Sebagai contoh, sebuah jaringan hypermarket membagi organisasinya berdasarkan produk yang dijual seperti furnitur, elektronik, pakaian, dan makanan.

                               Gambar 3. Contoh struktur organisasi berbasis produk                                                                                                                                                                                                                                                                  

Struktur divisional berbasis geografis

Struktur divisional berbasis geografis sangat cocok untuk perusahaan yang melayani wilayah geografis yang luas dan masing-masing wilayah memiliki karakter sendiri. Produsen makanan dan minuman biasanya cocok untuk menggunakan struktur divisional geografis. Mengapa? Karena setiap wilayah pemasaran memiliki karakter khas terhadap selera makanan. Perusahaan mie instan, misalnya, akan membedakan pasar dalam negeri dengan pasar luar negeri.

Selain karakter pasar, divisional geografis juga bisa mempertimbangkan sumber bahan mentah. Perusahaan bisa memilah divisinya berdasarkan daerah operasi berdasarkan sumber bahan baku.

                            Gambar 4. Contoh struktur organisasi berbasis geografis

Struktur Berbasis Proses

Mirip dengan struktur fungsional, struktur berbasis proses disusun dengan cara yang mengikuti siklus hidup produk atau layanan. Misalnya, struktur dapat dipecah menjadi R&D, pembuatan produk, pemenuhan pesanan, penagihan, dan layanan pelanggan. Struktur ini dapat memupuk efisiensi, kerja tim, dan spesialisasi, tetapi juga dapat menciptakan penghalang di antara tim jika komunikasi tidak diprioritaskan.

                            Gambar 5. Contoh struktur organisasi berbasis proses

Struktur matriks

Struktur matriks cocok untuk perusahaan yang beroperasi berbasis pada kekuatan keahlian sumber daya internal. Perusahaan konstruksi biasanya menggunakan sistem matriks di mana setiap proyek didukung oleh departemen-departemen fungsional. Di sini, seorang karyawan memiliki tanggung jawab pada dua atasan (terkadang lebih). Pertama adalah pada pimpinan fungsionalnya dan kedua pada pimpinan proyek. Misalnya, seorang spesialis pemasaran mungkin memiliki kewajiban pelaporan dalam tim pemasaran dan produk. Struktur matriks menawarkan fleksibilitas, memungkinkan sumber daya bersama, dan memupuk kolaborasi dalam perusahaan. Namun, struktur organisasinya bisa jadi kompleks, sehingga dapat menimbulkan kebingungan tentang akuntabilitas dan komunikasi, terutama di kalangan karyawan baru.

                                              Gambar 6. Contoh struktur organisasi matriks

Di luar model struktur organisasi di atas, memang ada beberapa variasi lain. Misalnya kita mengenal struktur berbasis tim, struktur agile (scrum). Meskipun demikian, struktur organisasi kontemporer tersebut tetap mengacu pada model klasik di atas.

Bagaimana kita memilih struktur yang paling tepat untuk perusahaan? Prinsipnya sederhana, yaitu structure follow the strategy.  Jadi sebelum menyusun struktur organisasi, pertama pertimbangkan strategi perusahaan. Ketika perusahaan Anda akan berekspansi secara geografis, pertimbangkan untuk menyusun divisional berbasis wilayah. Ketika perusahaan hendak melakukan penetrasi ke segmen pasar baru, pertimbangkan struktur divisional berbasis pasar.

Pertimbangan berikutnya adalah besaran (ukuran) organisasi. Apabila perusahaan Anda masih kecil sampai menengah, gunakan struktur fungsional. Namun ketika perusahaan semakin besar dan kompleks, gunakan struktur divisional.