Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia bidang kualifikasi MSDM unit M.70SDM01.0072 mensyaratkan profesional SDM untuk mampu merumuskan budaya organisasi. Apa sebenarnya budaya organisasi itu dan bagaimana membentuknya? Tulisan ini akan mengantarkan Anda untuk memahami pengertian budaya organisasi, jenisnya, dan bagaimana membentuknya.

Apa itu budaya organisasi?

Kata 'budaya' berasal dari bahasa Latin 'colere', yang berarti merawat atau mengolah. Sederhananya, budaya organisasi adalah bagaimana pemimpin memupuk atau membesarkan bisnis, mengatur pemangku kepentingan dan karyawannya. Budaya pada dasarnya adalah keyakinan, pola pikir dan pola perilaku kolektif warga perusahaan. Wujud konkret dari budaya tampak pada norma, perilaku dan artefak. Norma, baik yang tertulis atau kesepakatan informal,  menetapkan perilaku yang boleh dan dilarang dilakukan. Pola perilaku kelihatan dari misalnya cara menerima tamu, cara berbicara, hubungan antar karyawan dan sebagainya. Artefak tampak dari bangunan, penataan ruang, pakaian kerja, kebersihan tempat kerja dan sebagainya.

Budaya juga merupakan cara hidup (way of life),  jiwa dan identitas perusahaan. Fungsinya adalah menyatukan cara berpikir dan perilaku orang di dalamnya. Pada saat yang sama, budaya akan menarik orang yang satu jiwa untuk bergabung dan ‘menyingkirkan’ orang yang tidak memiliki nilai-nilai yang sama. Budaya juga memilah pemangku kepentingan yang sejalan dan yang tidak.

Jenis budaya organisasi

Ada beberapa klasifikasi jenis budaya, tetapi yang paling terkenal adalah kerangka Competing Values (Nilai-Nilai Bersaing) dari Kim Cameron dan Robert Quinn. Kerangka ini memilah budaya organisasi berdasarkan nilai-nilai bersaing dan fokus organisasi. Dari segi nilai-nilai bersaing, kita bisa membagi budaya yang fleksibel dan yang kaku. Dari aspek fokus organisasi, kita bisa memilah berorientasi ke dalam dan berorientasi keluar. Hasilnya dari pemilahan berdasarkan kriteria tersebut kita mendapatkan empat jenis budaya organisasi yaitu budaya  Adhocracy  (Adaptif), Clan (Klan), Hierarchy  (hierarchy), dan Market (pasar)

Gambar 1. Kerangka Budaya Organisasi

Dalam praktik tidak ada organisasi yang memiliki budaya tertentu secara murni, tetapi selalu ada campuran jenis yang lain dengan satu budaya yang mendominasi. Ada kecenderungan semakin besar organisasi, semakin besar kemungkinan terdapat lebih dari satu budaya dalam organisasi.

Mari kita lihat masing-masing tipe budaya organisasi dan bagaimana mengembangkannya secara lebih detail.

Budaya Adaptif (Adhocracy)

Adhocracy merupakan gabungan dari kata Ad hoc dan bureaucracy. Oleh karena itu, organisasi dengan budaya adhocracy bersifat fleksibel, tidak dihambat oleh prosedur dan kebijakan birokrasi. Perusahaan dengan budaya ini menekankan pada inovasi dan perbaikan terus-menerus, bergerak sangat cepat, dan anti status quo.

Sebagian besar perusahaan rintisan (yang baru mulai  atau masih kecil)  mengadopsi budaya ini. Tidak ada aturan yang kaku. Mereka bisa beradaptasi dengan perubahan di sekitarnya dengan cepat. Pemilik memainkan peran dominan dalam membentuk budaya ini.

Budaya Adhocracy juga diadopsi oleh perusahaan besar teknologi seperti Apple, Google, dan Facebook. Mereka memberi kebebasan yang longgar bagi karyawannya dalam mencapai tujuan perusahaan.  Kebebasan, kelincahan dan kreativitas memang sangat penting untuk sukses di pasar yang kompetitif.

Budaya klan (Clan)

'Klan' adalah sekelompok keluarga yang erat dan saling terkait atau sekelompok orang dengan kepentingan bersama yang kuat. Budaya klan sangat lumrah dalam bisnis kecil atau milik keluarga yang tidak bersifat hierarkis. Karyawan dihargai tanpa memandang level jabatan. Anggota perusahaan saling mendukung satu sama lain. Kita menyebutnya sebagai budaya kekeluargaan.

Perusahaan tidak memiliki prosedur yang kaku. Semua bisa dimusyawarahkan ketika menghadapi isu-isu penting. Tetapi dalam budaya ini pelanggaran terhadap nilai-nilai inti membawa hukuman yang kejam (misalnya langsung pemecatan).

Budaya hierarki (Hierachy)

Dalam budaya hierarki, operasi perusahaan ditentukan oleh struktur, prosedur, dan tingkat jabatan. Karyawan dalam budaya ini tahu persis di mana posisi mereka dalam rantai komando – siapa yang bertanggung jawab kepada mereka, kepada siapa mereka melapor, dan seperti apa aturannya. Sangat penting dalam budaya ini untuk melakukan sesuatu secara benar berdasarkan aturan.

Perusahaan yang mengadopsi budaya ini umumnya adalah perusahaan manufaktur besar, lembaga keuangan, perusahaan minyak dan gas, dan tentu saja organisasi pemerintah. Dengan budaya ini memungkinkan organisasi mengelola risiko dengan lebih baik, stabil, dan efisien secara operasional. Tetapi kelemahannya adalah, organisasi menjadi lamban dan tidak inovatif.

Budaya pasar (Market)

Budaya pasar menekankan pada keunggulan persaingan. Budaya ini memiliki orientasi eksternal yang kuat, dan fokus untuk memastikan kepuasan pelanggan. Contoh perusahaan yang digerakkan oleh budaya pasar perusahaan ritel, restoran, dan hospitality. Perusahaan Fast Moving Consumer Good (FMCG) juga didominasi oleh budaya ini.

Memiliki produk atau jasa terbaik menjadi kunci keberhasilan organisasi ini. Oleh karena itu karyawan dituntut untuk lebih kreatif dan menghadirkan produk baru atau yang lebih baik ke pasar. Meskipun budaya ini dapat menyelamatkan perusahaan dari persaingan yang keras, karyawan sering kali kelelahan karena ekspektasi yang tinggi dan permintaan yang terus meningkat.

Jenis budaya organisasi lainnya

Budaya tujuan – Pemimpin dan karyawan perusahaan berbagi nilai altruistik untuk mengubah dunia dan memastikan sumber daya global dibagi dengan mereka yang hidup di pinggiran.

Mempelajari budaya organisasi – Berfokus pada penelitian, inovasi, kreativitas, pembelajaran dan pengembangan.

Peran profesional SDM dalam membentuk budaya organisasi

Dalam membentuk budaya perusahaan terdapat dua jalur yang bisa ditempuh, yaitu memperkuat budaya yang sudah ada atau melakukan transformasi budaya. Memperkuat budaya dilakukan ketika perusahaan sudah memiliki jenis budaya tertentu yang selaras dengan tujuan dan kondisi lingkungan bisnis. Transformasi dilakukan ketika budaya perusahaan tidak lagi cocok dengan tujuan bisnis dan perubahan lingkungan.

Sebagai contoh, perusahaan manufaktur besar yang menerapkan budaya hierarkis, tetapi perilaku disiplin karyawan (dan juga pimpinan) masih rendah. Sering terjadi pelanggaran wewenang dan tanggung jawab, prosedur tidak dipatuhi, dan koordinasi lemah. Dalam kondisi semacam ini, tugas bagian SDM adalah memperkuat budaya hierarki yang telah ada.

Contoh lain, perusahaan manufaktur kecil, karena berhasil memenangkan banyak tender berubah menjadi perusahaan manufaktur besar.  Semula perusahaan ini mengadopsi budaya adhocracy,  di mana pemilik membuat hampir semua keputusan. Setelah perusahaannya besar, tentu rentang kendalinya tidak mampu menjangkau seluruh perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan ini mendesain organisasinya menjadi organisasi mekanis dan mengadopsi budaya hierarkis. Untuk beralih dari budaya adhocracy ke budaya hierarki perusahaan ini harus melakukan transformasi budaya.

Dalam membentuk budaya perusahaan, pemimpin memainkan peran sentral.  Bagian SDM juga memiliki peran penting dengan mempengaruhi kepemimpinan. Pemimpin SDM bertanggung jawab untuk menyelaraskan manajer dan karyawan dengan budaya yang dicita-citakan, memupuk rasa memiliki terhadap budaya tersebut dan menjaga akuntabilitas di seluruh tingkatan perusahaan. Oleh karena itu, SDM harus mendidik dan melengkapi para pemimpin untuk menjadi teladan dalam menerapkan nilai-nilai budaya yang diinginkan.

Budaya organisasi memanifestasikan dirinya dalam siklus manajemen SDM seperti:

• proses perekrutan
• onboarding karyawan ke dalam organisasi dan unit bisnis
• manajemen kinerja
• pengembangan keterampilan
• penanaman disiplin
• dan keputusan yang diambil dari hasil survei engangemen karyawan.

Sebagai pemberi pengaruh utama, SDM membentuk budaya organisasi dengan:

Menilai kekuatan budaya dan memberikan umpan balik

SDM harus selalu aktif menilai penerapan budaya dan memberikan umpan balik kepada pimpinan. Survei kepuasan dan engangement karyawan, focus group discussion, dan wawancara empat mata merupakan metode yang dapat digunakan oleh departemen SDM untuk menangkap opini dan ‘perasaan’ karyawan.

Dengan data dan informasi tersebut, departemen SDM dapat memberi informasi kepada pimpinan mengenai suasana pikiran dan hati karyawan secara keseluruhan. Dengan informasi itu pula, profesional SDM dapat memberi saran mengenai apa yang harus dilakukan untuk membentuk atau memperkuat budaya yang diinginkan.

Mengembangkan & menerapkan kebijakan

Bagian SDM dapat memperkuat atau membentuk budaya dengan mengembangkan berbagai kebijakan yang selaras. Kebijakan tersebut mulai yang bersifat umum, sampai ke bersifat khusus terkait dengan SDM. Misalnya, bagian SDM dapat memperkuat budaya hierarkis dengan membuat peraturan seragam kerja. Supaya pemilahan antar level jabatan semakin kuat, bagian SDM bisa menentukan seragam yang berbeda antara operator, supervisor, manajer dan manajemen puncak. Sebaliknya, apabila perusahaan akan memperkuat atau membentuk budaya klan (budaya kekeluargaan), bagian SDM bisa membuat kebijakan seragam yang sama untuk semua level jabatan.

Demikian pula, kebijakan tempat kerja juga bisa diatur sesuai dengan budaya yang diinginkan. Pada budaya hierarkis, SDM bisa membuat aturan semakin tinggi posisi seseorang, semakin luas ruang kerjanya. Tetapi apabila perusahaan ingin menciptakan budaya adhocracy, bagian SDM mungkin bisa membuat kebijakan tanpa ruang kerja pribadi. Semua menggunakan ruang kerja terbuka, kecuali pemimpin puncak.

Perlu diperhatikan, dalam membuat kebijakan bagian SDM harus berpatokan pada peraturan dan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.

Menjadi penggerak

Peran penting bagian SDM untuk membentuk budaya adalah menjadi penggerak untuk mewujudkan norma dan pola pikir menjadi perilaku kerja sehari-hari. Ada banyak cara yang bisa diprakarsai oleh bagian SDM. Berikut adalah beberapa contohnya:

1. Memberi peran pimpinan sebagai teladan. Bagian SDM merumuskan perilaku yang mendukung budaya yang diinginkan. Perilaku tersebut diinformasikan kepada pimpinan untuk menjalankannya sebagai model. Misalnya, perusahaan mengadopsi budaya pasar, yang sangat mementingkan keramahan. Pimpinan harus tampil ramah ketika menyambut tamu dan bertemu karyawan.  Apabila perusahaan mengadopsi budaya hierarki yang menonjolkan ketegasan, pimpinan harus tampil tegas pada saat membuat keputusan atau memberi perintah,
2. Pelatihan karyawan. Bagian SDM bisa menanamkan nilai-nilai budaya yang diinginkan melalui sosialisasi dan pelatihan. Kepada karyawan yang baru masuk bagian SDM bisa memperkenalkan nilai-nilai perusahaan melalui program onboarding.  Kepada karyawan yang sudah lama, bisa diberi pelatihan khusus terkait nilai-nilai perusahaan.
3. Penilaian kinerja. Bagian SDM dapat memasukkan kepatuhan dan pelaksanaan nilai-nilai perusahaan ke dalam KPI setiap karyawan, Dengan cara seperti itu, perilaku budaya setiap karyawan dievaluasi paling tidak satu tahun dua kali.
4. Penyelenggaraan event. Bagian SDM bisa menyelenggarakan event  untuk memperkuat atau membentuk budaya. Event  tersebut dapat berupa lomba dan penghargaan (awarding) terkait nilai-nilai perusahaan yang diinginkan.

Dengan pengetahuan ini diharapkan Anda sebagai profesional SDM bisa berkontribusi dalam merumuskan dan membentuk budaya perusahaan.

#MunawirHaris #HRManufakturIndonesia #PengembanganOrganisasi #MembangunBudayaPerusahaan